قراردادی که بین شرکت شما و شرکت دیگر بسته می‌شود را برونسپاری می‌گویند. بخشی از وظایف، کار، عملیات یا فرایندی که قرار بوده است کارمندان شرکت شما انجام دهند، در مدت زمان مشخصی توسط آن شرکت انجام می‌شود.
این فرآیند که قرار است توسط شرکت دیگری صورت گیرد، می‌تواند درون یا بیرون شرکت شما انجام شود. استخدام یک کارمند موقت به‌جای منشی شما که به مرخصی زایمان رفته است جزو تفویض کار به حساب نمی‌آید.
دلایل برونسپاری
دلایل زیادی برای اینکه بدانیم چرا یک شرکت بخشی از کار خود را برونسپاری می‌کند وجود دارد. شاید این دلایل شامل یکی از موارد زیر باشد:
کمبود منابع:
یکی از دلایل اصلی تفویض کار، محدودیت در منابع ضروری است. این کمبود می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- کمبود کارمندانی که دانش کافی برای انجام کار ندارند، مثلا مهندسان
- کمبود مواد خام مثل نفت
- عدم نیروی کار با تجربه کافی
کاهش هزینه:
هزینه نیروی کار و مواد اولیه، هرروز درحال افزایش است و رقابت شرکت‌ها، آن‌ها را مجبور به پایین نگه‌داشتن قیمت‌ها می‌کند. اگر شما بتوانید با انجام این فعالیت راهی برای کاهش هزینه‌های شرکت‌تان پیدا کنید که به معایب تفویض کار غلبه کند، حتماً آن را مورد بررسی قرار دهید.
هماهنگی با هسته اصلی کسب و کار:
برخی کارهای جانبی، از طریق این فرآیند انجام می‌شوند. این کار موجب می‌شود تا مدیران بتوانند بیشتر تمرکزشان را روی کارهای اصلی بگذارند به‌جای اینکه منابع زیادی را صرف کارهای‌شان کنند، اما این به هسته اصلی کسب و کار مربوط نمی‌شود.
مثلا فرض کنید بیمارستان بزرگی هست که عملیات امنیتی‌اش را به شرکتی که در امور امنیتی تخصص دارد برونسپاری می‌کند.
کاهش هزینه‌های بالاسری:
بعضی کارها برای اینکه فقط شروع شوند به هزینه‌های زیادی نیاز دارند. شما می‌توانید این هزینه‌ها را از طریق عقد قرارداد با شرکت‌های دیگر کاهش دهید.
انعطاف پذیری کسب و کار:
نیازهای فصلی یا دوره‌ای با گذشت زمان کم و زیاد می‌شوند و نیازهای متنوعی را به شرکت تحمیل می‌کنند. قراردادهایی که برای این فرآیند بسته می‌شوند می‌توانند انعطاف‌پذیری لازم برای برقراری نیازهای گوناگون را فراهم کنند. مثلا مالکان یک شرکت، هنگام حسابرسی تعدادی حسابدار استخدام می‌کنند.
حوزه‌هایی که برونسپاری می‌شوند
باتوجه به اینکه کارهای زیادی شامل این فرآیند می‌شوند، اما تعدادی از آن‌ها را در این مقاله نام می‌بریم:
- امنیت
- حسابداری
- تبلیغات
- شبکه و ارتباطات از راه دور
- عملیات مربوط به فناوری اطلاعات
- منابع انسانی و مدیریت بیمه
مزیت‌های برونسپاری
زمانی که شما انتخاب‌های‌تان را با هم‌دیگر مقایسه می‌کنید و تصمیم می‌گیرید، کدام قسمت‌های مختلف فعالیت را واگذاری کنید، باید مزیت‌های تفویض کار را هم در نظر بگیرید. وقتی دلایل کافی برای سپردن فعالیت پیدا کردید، شرکت شما از لحاظ صرفه‌جویی مالی رشد خواهد کرد.
واگذاری کردن کار، منافعی فراتر از سود مالی است که در این مقاله به 7 مورد آن اشاره می‌کنیم:
-
تمرکز روی فعالیت‌های اصلی:
هنگامی که همه چیز در حال رشد است، پشت صحنه سازمانی یک شرکت توسعه پیدا می‌کند. این توسعه پیدا کردن می‌تواند در ابتدا با استفاده کردن از منابع مالی و انسانی باشد. حتی اگر به قیمت ناقص ماندن فعالیت‌های اصلی، که موفقیت‌های شرکت را تضمین می‌کنند، تمام شوند.
واگذارکردن کار در چنین شرایطی، این امکان را به شما می‌دهد تا دوباره روی فعالیت‌های اصلی شرکت بدون اینکه کیفیت یا خدمات پشت صحنه سازمانی را قربانی کرده باشید، تمرکز کنید.
-
صرفه جویی در هزینه‌ها:
فعالیت‌های پشت صحنه سازمان، کارهای مبهمی هستند. اما باید در نظر داشته باشید، شرکت شما مانعی بر سر راه است، تا با هزینه‌های ثابت و معقول انجام شوند. پس تفویض کار باعث می‌شود با کوچک نگه‌داشتن اندازه شرکت در کاهش هزینه‌ها به شما کمک کند.
-
کاهش هزینه‌های بالاسری:
مبلغ‌های بالایی که برای انجام عملیات‌های پشت صحنه سازمان انجام می‌شوند، هزینه‌های بالاسری هستند و تفویض کار این قبیل فعالیت‌ها تصمیم کاملا درستی است.
-
کنترل عملیات:
باید به فکر واگذاری فعالیت‌هایی باشید که هزینه‌های آن‌ها از کنترل‌تان خارج می‌شوند. قسمت‌هایی که از کنترل خارج می‌شوند و مدیریت ضعیف‌تری دارند، گزینه اول تفویض کار هستند به‌علاوه شرکتی که فعالیت‌های‌تان را به آن واگذار می‌کنید می‌تواند باعث افزایش توان مدیریتی شود.
-
انعطاف‌پذیری نیروی کار:
با این فرایند امکان استخدام دوره‌ای نیروی انسانی و کارهای فصلی را برای شما مهیا می‌کند که می‌توانید بعد از اتمام کار آن‌ها کنار بگذارید.
-
دوام و مدیریت خطر:
تفویض کار می‌تواند در زمان‌هایی که گردش مالی کارمندان زیاد می‌شود، ناهماهنگی‌های عملیاتی شرکت را افزایش دهد. همچنین می‌تواند هم‌زمان با افزایش دوام شرکت، خطر کاهش کیفیت عملیات را کم کند.
-
پرورش کارمندان داخلی
پروژه‌هایی هستند که نیاز به توانایی بالای افراد دارند ولی کارمندان شما قادر به انجام آن‌ها نیستند. با استخدام افراد جدیدی که توانایی انجام آن کار را دارند و واگذاری فعالیت به آن‌ها، افراد شما در کنار نیروی کار می‌توانند توانایی‌های لازم را یاد بگیرند.
معایب برونسپاری
اگر می‌خواهید تفویض کار شرکت خود را محاسبه کنید، باید به این نکته دقت کنید که واگذاری کار در کنار مزایا، معایبی هم دارد. توجه کنید که این معایب می‌تواند بر روی کسب و کار شما اثر گذارد. اگر معایب این فرایند بیشتر از مزایای آن باشد بهتر است از تفویض کار صرف نظر کنید.
-
از دست دادن کنترل مدیریتی
زمانی که می‌خواهید بخشی از کارهای خود را به شرکت دیگری واگذار کنید، هنگام عقد قرارداد مدیریت و کنترل قسمت‌های مورد نظر را در اختیار آن‌ها قرار دهید. شرکتی که فعالیت‌ها را به آن‌ها سپرده‌اید استانداردهایی که برای شرکت شما مهم است در نظر نمی‌گیرد. آن‌ها فقط به فکر سود خودشان هستند، تا خدماتی که باید به شرکت شما ارائه کنند را تحویل دهند.
-
هزینه‌های پنهان
هنگام عقد قرارداد، خدماتی که شرکت متعهد باید به شما ارائه دهند را ذکر کنید. اگر در قرارداد ثبت نکنید باید هزینه اضافی پرداخت کنید. به این نکته هم توجه کنید که بهتر است برای امضای قرارداد یک وکیل استخدام کنید تا جزئیات را بررسی کند.
-
خطری برای امنیت و اسرار شرکت
هرگونه اطلاعات محرمانه، پزشکی و… که در شرکت شما وجود دارد مهم است و خطر فاش شدن آن‌ها بسیار زیاد است. سطح حفظ امنیت شرکتی که می‌خواهید فعالیت‌ها را به آن‌ها انتقال دهید با دقت بررسی کنید. به هر حال شما قرار است با هم کار مشترک انجام دهید و این وسط کلی اطلاعات رد و بدل می‌شود.
-
مشکلات کیفیت
شما با پول دادن به شرکت مورد نظر، انگیزه را به آن‌ها منتقل می‌کنید. هنگام عقد قرارداد قیمت قطعی را ثبت کنید و برای اینکه سودتان افزایش پیدا کند می‌توانید از طریق کاهش هزینه‌ها به آن‌ها پول دهید. توجه کنید که مبلغ در قرارداد مشخص شده است و با وجود هر تغییری شما باید هزینه‌های اضافی را پرداخت کنید.
-
گره خوردن فعالیت شرکت شما با شرکت دیگر
هنگامی که شما قسمتی از فعالیت‌های شرکت خود را برونسپاری می‌کنید، توان مالی شرکت شما با آن شرکت گره می‌خورد. پس باید این را هم در نظر بگیرید که اگر آن شرکت ورشکست شود کار شما هم ناقص می‌ماند.
-
ذهنیت بد و اثرات منفی
برونسپاری افکار متنوعی را در ذهن شما یادآوری می‌کند. ممکن است واگذار کردن فعالیت‌ها روحیه کارمندتان را ضعیف کند.
کلام آخر
برونسپاری زمانی اتفاق می‌افتد که شما یک کار یا پروژه را به شرکت دیگری واگذار می‌کنید و شخص خودش را متعهد به انجام آن کار بداند. نکته حائز اهمیت این است که فقط فعالیت مورد نظر واگذار نمی‌شود بلکه مسئولیت درستی و کیفیت کار هم به او سپرده می‌شود.
تفویض کار 7 مزیت و 6 عیب اصلی دارد که در این مقاله نام بردیم و برای هر کدام توضیح مختصری دادیم.