کوچینگ و مدیریت عملکرد یکی از شاخه‌هایی‌ست که در حدود ۳۰ سال گذشته جای خود را در دنیای مدیریت کسب‌وکار باز کرده. کوچینگ در زمینه‌های بسیاری موردتوجه قرار گرفته. اما در این‌جا می‌خواهیم کارکرد آن را در عملکرد کارکنان بررسی کنیم و ببینیم چگونه می‌توانیم با کوچینگ عملکرد کارکنان، راحت‌تر به هدف‌های تعیین‌شده‌ی سازمان برسیم.
در این نوشته از «همراهتم» با تعریف کوچینگ و مدیریت عملکرد و ۸ نکته‌ی کاربردی و مهم برای کوچینگ تاثیرگذار آشنا خواهید شد.
کوچینگ عملکرد چه معنی دارد؟
کوچینگ فرایندی‌ست که کمک می‌کند عملکرد کارکنان در محیط کار بهتر شود. کوچینگ و مدیریت عملکرد با حمایت، بازخورد دادن و تشویق کارکنان به پیشرفت مداوم انجام می‌شود. درواقع کوچنیگ عملکرد، شکلی از مدیریت مداوم عملکرد است که در آن کوچ پیشرفت کارکنان را در راستای رسیدن به هدف‌های تعریف شده، دنبال می‌کند و تلاش دارد توانایی آنها را به بیشترین میزان ممکن برساند. تمرکز کوچ بر کمک کردن به کارکنان و حمایت آنهاست و به آموزش نمی‌پردازد.
بازخورد دادن و همکاری، دو ستون اصلی کوچینگ و مدیریت عملکرد به‌حساب می‌آیند. هدف کوچ، جمع‌آوری بیشترین اطلاعات در راستای حمایت کامل از کارکنان و کمک کردن به آنها برای دستیابی به هدف‌هاشان است. ببینیم کوچینگ موثر بر عملکرد، چه ویژگی‌هایی دارد.
۱. ساختن فرهنگ کوچینگ
پیش از هر کار، باید فرهنگ کوچینگ را در سازمان خود بسازیم. کارکنان سازمان باید به هم اعتماد داشته باشند، بتوانند درمورد وضعیت موجود سوال بپرسند، صرف‌نظر از سِمتی که در سازمان دارند، در کنار هم کار کنند و طرز فکر آنها براساس رشد و کمک به رشد دیگران باشد.
۲. مدیران کوچ
مدیران نقش بسیار مهمی در موفقیت کوچینگ عملکرد دارند. اما نباید تصور کنیم می‌توانیم به‌سادگی کوچینگ را به مدیران آموزش دهیم. نمی‌توان انتظار داشت فردی که تاکنون کوچ نداشته و از مزایای آن بهره نبرده، بتواند کوچ خوبی برای دیگران باشد.
از این‌رو، پیش از آن‌که نقش تازه‌ای برای مدیران تعریف کنیم، لازم است آنها را به‌سمت روند کوچینگ روانه کنیم. ممکن است برای تسهیل کوچینگ مدیران ارشد به کمک فردی بیرون از سازمان نیاز داشته باشیم. برای مثال، شاید به وجود مشاور عملکرد نیاز داشته باشیم. البته این به معنای نیاز به بودجه‌ی هنگفت نیست.
پلتفرم‌های دیجیتال بسیار عالی وجود دارند که بسیارکمک‌کننده هستند. در کنار این پلتفرم‌های دیجیتال، می‌توانیم از کوچ کمک بگیریم.
۳. شناسایی فرصت‌های بهبود عملکرد
ممکن است بعضی از کارکنان عملکردی بسیار خوب داشته باشند، اما هنوز به‌طور کامل به پتانسیل‌های خود دست پیدا نکرده‌اند. هیچ فرصتی را نباید برای بهبود عملکرد کارکنان از دست داد. چند نمونه را با هم مرور کنیم.
ممکن است یکی از کارکنان یا مدیر او متوجه شده باشد برای انجام بهتر وظیفه‌ها، لازم است مهارت‌های فنی خاصی را بیاموزد. مانعی مانند کمبود زمان یا بعضی ابزار می‌تواند مانع از بروز توانایی‌های کارکنان شود. شاید هم کارکنانی که وظیفه‌ی خود را به‌شکلی تاثیرگذار انجام می‌دهند، مایل به پیشرفت و به‌عهده گرفتن مسوولیت بیشتر باشند.
رویکرد سنتی مدیریت عملکرد به این ترتیب است که مدیران و اعضای تیم، دو بار در سال کار بررسی عملکرد را انجام می‌دهند. به همین دلیل، ممکن است فرصت‌هایی از دست برود. درحالی‌که، کوچینگ و مدیریت عملکرد فرایندی پیوسته و بی‌وقفه است. درواقع، مدیریت عملکرد را به‌عنوان فرایندی مستمر درنظر می‌گیریم که امکان گفت‌وگو میان مدیر و اعضای تیم را در طول سال فراهم می‌کند.
امکان تشخیص فرصت بهبود عملکرد، درخلال همین گفت‌وگوها به‌دست می‌آید. کارکنان چالش‌های شغلی را به راحتی با مدیر خود درمیان می‌گذارند و اعتماد دوطرفه، رابطه‌ای قوی و محیطی امن فراهم می‌شود.
۴. مطرح کردن اکشن پلن
پس از یافتن فرصت بهبود بخشیدن به عملکرد، نوبت به پیدا کردن راه‌حل می‌رسد. انتخاب راه‌حل به نوع موضوع و خود کارکنان بستگی دارد. راه‌حل برای دو نفر از کارکنان با مشکل یکسان، متفاوت خواهد بود. اکشن پلن (Action Plan) یا برنامه‌ی عملیاتی شامل ترکیبی از روش‌های مختلف آموزشی خواهد بود؛ مانند ترکیبی از یک دوره‌ی آموزشی آنلاین و کوچینگ حضوری. توافق مدیر یا کوچ و کارکنان درمورد راه‌حل انتخابی، اهمیت دارد.
۵. حمایت از کارکنان
حمایت‌گری به مهم‌ترین نکته در کوچینگ و مدیریت عملکرد برمی‌گردد، یعنی ایجاد فرهنگ سازمانی. محیطی را شکل می دهیم که در آن افراد به هم اعتماد دارند و با این ذهنیت کار می‌کنند که می‌خواهند به رشد یکدیگر کمک کنند. به این ترتیب است که فرد نه‌تنها از حمایت مدیر، بلکه از پشتیبانی اعضای تیم، منابع انسانی و دیگر همکاران برخوردار می‌شود.
این طرح در تئوری بسیار جذاب است، اما در عمل، اغلب سازمان ها هنوز موفق نشده‌اند فرهنگ کوچینگ را شکل دهند. از این‌رو، مسوولیت مدیران و منابع انسانی بیشتر و مهم‌تر می‌شود. چند پیشنهاد برای حمایت از کارکنان مطرح می‌کنیم:
- اعتماد خود را نشان دهیم و بیان کنیم که درکنار آنها و پشتیبان آنها هستیم.
- به‌طور منظم از وضعیت آنها خبر بگیریم و پیشنهاد کمک بدهیم.
- اگر کوچینگ هم‌سطح یا هم‌رده(Peer Coaching) وجود دارد، پیشنهاد کنیم برای حمایت بیشتر در کنار آنها باشند.
۶. تشویق به یادگیری مداوم
فرهنگ کوچینگ و یادگیری مداوم و مستمر، دو بال موفقیت به‌حساب می‌آیند. در این‌جاست که بار دیگر اهمیت جایگاه منابع انسانی به‌چشم می‌آید. منابع انسانی باید محیطی را فراهم کند تا کارکنان همواره انگیزه‌ی یادگیری و بهبود عملکردشان را داشته باشند. این بخش، هم شامل کوچینگ عملکرد است و هم آموزش مدیران. مدیران می‌توانند به الگو و مبشر تبدیل شوند. مشخص کردن کارکنانی که علاقه‌ی مستمر به یادگیری دارند و الگوسازی از آنها هم اهمیت پیدا می‌کند.
۷. جمع‌آوری بازخوردها
دریافت بازخورد بخش مهمی از فرایند کوچینگ به‌حساب می‌آید و مانند خیابانی دوطرفه است. مدیران درباره‌ی درک کارکنان از فعالیت‌های کوچینگ، گفت‌وگو می‌کنند. به این ترتیب، متوجه می‌شوند برای موثرتر کردن کوچینگ، چه مواردی باید اصلاح شود. جلسه‌های دریافت بازخورد به‌طور منظم برگزار می‌شوند.
۸. ارزیابی منظم عملکرد
لازم است تاثیر فعالیت‌های مربوط به کوچینگ عملکرد را به‌صورت منظم ارزیابی کنیم. بررسی هدف‌های قابل‌دستیابی که کوچ و کارکنان تعیین کرده‌اند و در این اکشن پلن قرار دارند، به این ارزیابی کمک می‌کند. ارزیابی منظم در این‌جا به معنی یک یا دو بار در سال است که در جلسه‌هایی که با مدیر و کارکنان برگزار می‌شود، صورت می‌گیرد.
اگر کوچینگ و مدیریت عملکرد در سازمان ما، روند مستمری داشته باشد، همواره گفت‌وگویی میان مدیران و اعضای تیم درجریان است. همین امر به مدیران کمک می‌کند تا راحت‌تر عملکرد را مشاهده و ارزیابی کنند.
سخن پایانی
کوچینگ مدیریت عملکرد کارکنان فرایندی مداوم و مستمر درون تیم به‌شمار می‌رود. این فرایند راه‌حلی برای عملکردهای ضعیف نیست؛ بلکه ابزاری‌ست برای بهبود مداوم عملکرد هر یک از کارکنان.