جلسات متعدد و طولانی کاری زمان زیادی از وقت کاری را می‌گیرد و روز کاری را خسته‌کننده می‌کند. برای رسیدن به بازدهی بالاتر و بهره‌وری بهتر از روز کاری باید فرا بگیریم که چطور جلسات کاری را مختصر و مفید برگزار کنیم.
پژوهشگران مجله‌ی کسب و کار هاروارد (Harvard Business Review) گزارش دادند که 70 درصد از 182 مدیر ارشد بر این باورند که اکثر جلسات کاری بی‌بازده و ناکارآمد است. شرکت‌کنندگان در این پژوهش چنین اظهار داشتند که جلسات کاری مانع از انجام وظایف آنها می‌شود (65%)، به ضرر تفکر عمیق است (64%) و سبب از دست رفتن فرصت نزدیکی بیشتر اعضای گروه با هم می‌شود (62%).
در بررسی دیگری که صورت گرفت مشخص شد که بیشتر مشکلات جلسات ناکارآمد عبارتند از: آمادگی ناقص شرکت‌کنندگان (28%)، فقدان ارتباط موثر میان اعضای گروه (20%)، زمان‌بندی نامناسب و هدر رفتن وقت (17%)، نقص در پیگیری بعد از جلسات (25%) و بی‌توجهی به گذران وقت در جلسات (13%).
در ادامه‌ی این مطلب از بلاگ همراهتم به بررسی مشکلات جلسات کاری و راه‌های پرهیز از این مشکلات می‌پردازیم.
چطور بیشترین بهره را از زمان جلسات کاری ببریم؟
جلسات کاری بیش از حد علاوه بر آن که بازدهی کاری را کاهش می‌دهند احتمالا خطراتی نیز برای سلامت افراد در بر دارند. به گزارش مدیر سلامت عمومی انگلستان نشستن در جلسات طولانی متابولیسم را کند می‌کند و ظرفیت تنظیم قند و در نتیجه فشار خون را کاهش می‌دهد. این تاثیر ممکن است سبب چاقی مفرط، انواع دیابت و بسیاری از بیماری‌های جسمانی شود. همچنین جلسات متعدد و طولانی برای سلامت روان نیز نامناسب است. تنش و اضطراب در بسیاری از جلسات آسیب‌های روانی فراوانی را به اعضای شرکت‌کننده وارد می‌آورد.
شاید واقع‌بینانه نباشد که به طور کلی خود را از قید و بند جلسات کاری رها کنیم. به هر حال بسیاری از جلسات کاری ضرورت دارند. با این حال کاهش چشمگیر تعداد و زمان جلسات کاری به افزایش رضایت و بازدهی کاری اعضای شرکت‌کننده خواهد انجامید.
در ادامه به شیوه‌هایی برای برگزاری جلسات کارآمد اشاره می‌کنیم:
جلسات کاری حین پیاده‌روی
سعی کنید به جای جلسات نشسته دور میز برای گفتگوهای کاری به پیاده‌روی بروید. این گونه جلسات برای سلامت شرکت‌کنندگان مفید است. طبق بررسی‌ها بیشتر جلسات حدود نیم تا یک ساعت به طول می‌انجامند. بنابراین اگر چنین مدتی را پیاده‌روی کنید حدود 3,000 تا 6,000 گام در طول جلسه قدم برداشته‌اید. از آن جایی که حدود 60 درصد شرکت‌کنندگان در این بررسی‌ها عنوان کرده‌اند که چندین بار در هفته جلسات کاری دارند، این میزان پیاده‌روی حین جلسات کمک فراوانی به سلامت کلی بدن شما خواهد کرد. علاوه بر آن برای بسیاری از افراد که پیاده‌روی را جزو برنامه‌ی سلامت روزانه‌ی خود دارند، چنین کاری به صرفه‌جویی در زمان شخصی‌شان منتهی می‌شود و تعادل میان زندگی و کار آنها را بهبود می‌بخشد.
تعیین محدوده‌ی زمانی مشخص
وقت کارکنان و مدیران بسیار ارزشمند است. بنابراین در صورت امکان تعیین محدوده‌ی مشخص زمانی مثلا یک ساعت یا کمتر برای برگزاری جلسات کاری بسیار مفید خواهد بود. سعی کنید جلسات کاری را سر وقت تعیین‌شده به پایان برسانید، حتی اگر موضوع دستور جلسه ناقص مانده باشد. وقتی زمان مشخص برای جلسات تعیین شود، کارکنان با اشراف بر زمان دقیق پایان جلسه بهتر می‌توانند برنامه‌ی دقیقی برای روز کاری خود در آن روزها بریزند و سر وقت کارهای روزانه‌ی خود را به پایان برسانند. علاوه بر آن چنین کاری سبب می‌شود که برنامه‌ریزان جلسات دستورات جلسات کاری را متناسب با زمان تعیین‌شده و صرفا در زمینه‌ی موضوعاتی تدوین کنند که اهمیت فراوان دارد.
پیش از جلسات دستور جلسه و موضوعات مورد نظر را بین افراد شرکت‌کننده پخش کنید
از پیش دستور جلسه واضح و کامل را میان افراد شرکت‌کننده در جلسه توزیع کنید و هدف جلسه و دستاوردهای مورد انتظار را مطرح سازید. اطمینان حاصل کنید که دستور جلسه اقدامات و مباحث مشخص و محدودی در فهرست خود داشته باشد. دستور جلسه‌ی شفاف سبب می‌شود که همه در طول جلسه طبق برنامه پیش بروند و محدوده‌ی زمانی جلسه دقیق و به‌هنگام به پایان برسد.
درباره‌ی اقدامات و وظایف مقرر برای پس از جلسه تصمیم قطعی بگیرید
هیچ کس میل ندارد که به جلسات کاری بیهوده و بی‌هدف برود که هیچ دستاوردی طی آن حاصل نمی‌شود. البته این اتفاق معمولا در جلسات کاری می‌افتد. دقت کنید که حتما از پیش از جلسه اقدامات و وظایف مشخص و اجرایی مثل وظایف تخصصی هر فرد را مدنظر داشته باشید تا این اقدامات پس از جلسه عملیاتی شوند. مسلما چنین تصمیمات شفافی سبب خواهد شد که جلسات هدفمند برگزار شود و سازمان کاری شما در مسیر درست موفقیت بماند.
ایجاد اقدامات متعاقب جلسه به کارکنان در راستای آمادگی برای جلسات آینده نیز کمک خواهد کرد، زیرا می‌توانند درباره‌ی پیشرفت‌ها و یافته‌های خود گزارشات لازم را مهیا کنند.
اطلاعات و جزئیات متعاقب جلسه را به شرکت‌کنندگان ارسال کنید
اگر جزئیات مهمی در طول جلسه مورد بحث قرار گرفته باشد، دقت کنید که پس از پایان جلسه همه‌ی کارکنان این اطلاعات را دریافت کنند. این کار سبب می‌شود که کارکنان زمان خود را در جلسه به یادداشت‌برداری نگذرانند و در مباحث مشارکتی فعال‌تر و هوشیارانه‌تر داشته باشند. بنابراین فراموش نکنید اطلاعاتی که منشی جلسه یادداشت برداشته است را بهینه کنید و برای کارکنان بفرستید.
از جلسات پیگیری اخبار کاری پرهیز کنید
یکی از جملات رایج در شرکت‌ها این است که «این جلسه می‌توانست در یک ایمیل خلاصه شود.» از جلساتی که صرفا در آنها بنا به پیگیری اخبار به‌روز شرکت یا اطلاع‌رسانی درباره‌ی تصمیم‌گیری‌ها است و ضرورتی ندارد بپرهیزید و جلسات را به موارد مهم مورد بحث محدود کنید. سعی کنید برنامه‌ای راهبردی برای کسب اخبار طرح بریزید و صرفا در مواردی جلسه برگزار کنید که راهبرد دیگری جایگزین آن نداشته باشید.
جلسات کاری را سر وقت آغاز کنید
همیشه سعی کنید جلسات کاری را سر وقت شروع کنید و نگذارید شرکت‌کنندگان عادت کنند که با تاخیر به جلسات بیایند. همچنین وقت خود را صرف اطلاع‌رسانی از ماوقع جلسه به افرادی نکنید که دیرتر خود را به جلسه رسانده‌اند. وقتی جلسات طبق روال سر موقع برگزار شوند، کارکنان عادت خواهند کرد که خود را به موقع به جلسه برسانند. چنین رویه‌ای به نظم برگزاری جلسه کمک می‌کند و چارچوب زمانی تعیین‌شده برای کلیت سازمان کاری حفظ خواهد شد.
تعداد نفرات شرکت‌کننده در جلسات را محدود کنید
جلسات کم‌تعداد کارکنان بیشتری را جذب جلسه می‌کند، بنابراین سعی کنید تعداد نفرات شرکت‌کننده در جلسه را محدود به اشخاص کاملا مرتبط با موضوع نگه دارید. معمولا تعداد هفت تا نه شرکت‌کننده در جلسه ایده‌آل است، ولی در نهایت تعداد نفرات به بزرگی گروه کاری بستگی خواهد داشت. برای کوچک نگه داشتن حجم نفرات شرکت‌کننده صرفا اعضای ضروری را دعوت کنید.
اجازه‌ی رد دعوت را به اعضای شرکت‌کننده بدهید
اجازه دهید کارکنان بتوانند در صورت داشتن عذر موجه بدون هراس از عواقب توبیخی از شرکت در جلسات امتناع کنند. اگر شرکت آن شخص ضرورت داشته باشد، بر اهمیت جلسه تاکید کنید و سعی کنید وی را تشویق به شرکت در آن کنید. در هر حال اگر شرکت‌کننده برنامه‌ای از پیش تعیین یا اولویت کاری دیگری داشت با آنها همکاری کنید.
در طول جلسه گفتگو را در جریان نگه دارید
اگر مسئول برگزاری جلسه هستید جریان گفتگو را در مهار خود نگه دارید و نگذارید که افراد شرکت‌کننده جریان صحبت را به دست خود بگیرند یا حرف‌های تکراری بزنند.
کلام آخر
مسلما بسیاری از جلسات کاری ضروری هستند و در رویه‌ی هماهنگ‌سازی افراد گروه کاری و اعلام برنامه‌ها تاثیر مثبت دارند. در بسیاری از مواقع گفتگوی گروهی، مستقیم و حضوری تاثیرگذارتر خواهد بود و سبب تسهیل انتقال اطلاعات می‌شود. اما از آن سو با استفاده از روش‌های جایگزین می‌توان به اهداف بسیاری از جلسات کاری رسید و به این طریق از صرف بیهوده‌ی وقت افراد گروه کاری جلوگیری کرد. برخی از جلسات کاری کسالت‌بار و بی‌بهره‌اند و در جریان بازدهی روز کاری افراد شرکت‌کننده خلل ایجاد می‌کنند. این دست جلسات علاوه بر آن که بهره‌ای در بر ندارند، روحیه‌ی کاری اعضای شرکت‌کننده را نیز تضعیف می‌کنند. جلسات یک‌سویه که در آن صرفا یک سخنران اطلاعاتی را به صورت یک‌طرفه انتقال می‌دهد برای شرکت‌کنندگان غیرضروری محسوب می‌شود و توجه آنها را نیز به اطلاعات مورد نظر کاهش می‌دهد.
رویه‌ی هدایت جلسه نیز بایست پویا و روان باشد تا تمرکز همه‌جانبه‌ی شرکت‌کنندگان را حفظ کند. فن بیان اطلاعات انتقالی نیز از اهمیت فراوان برخوردار است. تکلم یک‌نواخت و سرد شنونده را به طور ناخودآگاه بی‌توجه می‌کند. در نهایت همواره به یاد داشته باشید که تا حد امکان برای یافتن راه‌های جایگزین برای رسیدن به اهداف تشکیل جلسه تلاش کنید و برگزاری جلسه‌ی کاری را آخرین راه حل خود بدانید.