من همراهتم! حال خوب را با مشاوره از ما تجربه کن

کاهش هزینه‌های اجرایی برای کسب و کارهای کوچک

مدیریت
مدیریت هزینه ها

افزایش جریان نقدینگی بدون تحمیل کار بیش از حد به کارکنان یا تنزل کیفیت خدمات یا محصولات کاری پرکشمکش است، خصوصا اگر بودجه و منابع محدودی در اختیار داشته باشید. با کاهش هزینه‌های کسب و کار می‌توانید سودآوری و موفقیت مالی را افزایش دهید. استفاده از روش‌های کنترل هزینه‌ها احتمالا به سرعت سبب پس‌انداز سرمایه و تضمین میزان سود رقابتی در بازار می‌شود.

در ادامه‌ی این مطلب از بلاگ همراهتم شیوه‌هایی را برای کاهش هزینه‌های کسب و کارهای کوچک بررسی خواهیم کرد.

چطور هزینه‌های کسب و کارهای کوچک را کاهش دهیم؟

در کسب و کارهای کوچک اقدامات گوناگونی وجود دارد که سبب کاهش هزینه می‌شود.

  • سرمایه‌گذاری در زمینه‌ی فناوری
  • برون‌سپاری کارکردهای ثانویه‌ی شرکت
  • استخدام
  • مذاکره با شرکت‌های پخش
  • نظارت و تنظیم اقدامات شرکت

در ادامه‌ همه‌ی اقدامات فوق را به‌طور دقیق بررسی می‌کنیم و راه‌هایی را برای کاهش هزینه‌ها ارائه می‌دهیم.

سرمایه‌گذاری در زمینه‌ی فناوری

فناوری

فرایندهای اداری جاری را بررسی کنید و نقاطی را شناسایی کنید که می‌توان در آن با استفاده از روش‌ها و ابزار خودکار و فناوری کار یدی کارکنان را کم کرد. فناوری‌ها در زمینه‌ی کسب و کار به سرعت رو به تغییر است و استفاده از نرم‌افزارها و راه‌حل‌های جدید احتمالا هزینه‌های عملیاتی را تا حد فراوانی کاهش خواهد داد.

بسیاری از راه‌حل‌های آنلاین با این قابلیت وجود دارند که میزان فراوان و متنوعی از کارکردهای کسب و کارهای کوچک را با کمترین هزینه نسبت به استخدام نیروی انسانی به صورت خودکار درآورند. با خودکار کردن اعمال تکراری ساعت‌های فراوانی از اقدامات روزانه را کاهش می‌دهید و وقت کارکنان را برای صرف انرژی در بازده و تولید کسب و کار آزاد خواهید کرد. علاوه بر آن با توجه به این که معمولا دستگاه‌های خودکار خطا ندارند چنین فناوری‌هایی سبب کاهش خطاهای انسانی نیز می‌شود.

چند شیوه برای کاهش هزینه‌های عملیاتی با استفاده از فناوری در ادامه ذکر می‌شود:

  • کاهش حجم پرداختی:

    به جای آن که تعداد فراوانی حسابدار استخدام و بخش حسابداری را با افراد متعدد شلوغ کنید، از نرم‌افزار حسابداری و صورتحساب بهره بگیرید و رویه‌ی این بخش را بهینه سازید. راه‌حل‌های حسابداری احتمالا تا حد فراوانی از صرف زمان می‌کاهد و عملیات فراوان‌تری را در طول روز پیش می‌برد. این اتفاق وقت اعضای گروه کاری را باز می‌گذارد تا به اهداف ضروری دیگر کسب و کار بپردازند.

  • کاهش هزینه‌های بازاریابی:

    با استفاده از پلتفرم‌ها یا شیوه‌های کم‌هزینه‌ی بازاریابی مانند ابزار بازاریابی فیسبوک (Facebook marketing tools)، اینستاگرام برای کسب و کار (Instagram for Business) یا تبلیغات پینترست (Pinterest Ads) می‌توانید به بازار هدف خود دسترسی پیدا کنید. راه‌های دیگری مانند تبلیغات گوگل (Google Ads) برای تبلیغ و اشاعه‌ی کسب و کار شما و دسترسی بیشتر مردم به آن وجود دارد که شما را در معرض دید افراد بیشتر و جستجوی فعالانه‌تر برای خدمات و محصولات شما قرار می‌دهد.

  • کاهش هزینه برای فضای اداری:

    یکی از درس‌هایی که می‌توان از همه‌گیری کووید-19 دریافت کرد آن است که امروزه دیگر فضاهای اداری چندان ضروری نیستند. در واقع در یک بررسی مشخص شد که میزان کار از محیط خانه در دوره‌ی همه‌گیری حدود سه برابر آن میزان در قبل از این بیماری بوده است و از 5,5 درصد به حدود 16,6 درصد رسیده. با افزایش نیروی دورکار می‌توان به فکر کوچک کردن یا حذف فضای اداری افتاد. فناوری‌هایی مانند گوگل درایو (Google Drive) یا بیس‌کمپ (Basecamp) اسناد و مدارک را گردآوری و نگهداری می‌کنند و ابزاری چون اسکایپ (Skype)، اسلک (Slack)، تریلو (Trello) و زوم (Zoom) جلسات و همکاری‌های از را دور را میسر می‌سازند.

  • صرفه‌جویی در هزینه‌های سفر:

    هزینه‌های رفت و آمد و کمک‌هزینه‌های سفر درصد فراوانی از هزینه‌های عملیاتی شرکت‌ها را در بر می‌گیرند. می‌توانید با استفاده از جلسات و برنامه‌های ارائه‌ی آنلاین این هزینه‌ها را تا میزان فراوانی کاهش دهید. ابزاری چون وبکس (Webex) از شرکت سیسکو (Cisco) را می‌توان ابزاری کارآمد برای وبینارها و جلسات و ارائه‌های آنلاین در نظر گرفت.

 برون‌سپاری برخی از کارهای شرکت

همکاری

می‌توان برخی از اقدامات ثانویه‌ی شرکت را با شرکت همکار تجاری برون‌سپاری (outsourcing) کرد. این شیوه نیز طریقه‌ی هوشمندانه‌ی دیگری برای کاهش هزینه‌های عملیاتی است. برون‌سپاری به سازمان کمک خواهد کرد که هزینه‌های پرداختی ماهیانه‌ی خود را کاهش دهد. با این کار می‌توان از پرداخت هزینه‌ی کارمند استخدامی کاست و در عین حال مدیریت کارهای غیرضروری و گهگاهی شرکت را نیز به همکار تجاری دیگر سپرد و تمرکز خود را برجلب اقدامات اصلی در سازمان کرد.

تصمیم‌گیری هوشمندانه‌تر در زمینه‌ی استخدام

مخارج سالانه‌ی منابع انسانی خود را با تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه‌تر کاهش دهید. برای نمونه داوطلبانی را پیدا کنید که از پس چند وظیفه بر می‌آیند و استعدادهایی چندگانه دارند. مثلا معاون اداری می‌تواند از بازاریابی محتوا نیز سر در آورد و این خصیصه موهبتی افزوده است.

راهی دیگر استخدام پیمانکاران به جای کارکنان تمام‌وقت است. بسیاری از کسب و کارهای کوچک برای امور موقعیتی و موقت به استخدام متخصصان کارمزدی و فریلنسر روی آورده‌اند. چنین کاری شیوه‌ی رقابتی شرکت‌های نوپا را در بازارهای امروزی با سازمان‌ها و موسسات دیرپا متحول کرده است.

استخدام کارکنان کارمزدی و کارآموزان راهی فوق‌العاده برای کاهش هزینه‌ها در کسب و کارهای کوچک است. استخدام متخصصان کارمزدی برای کارهای موقتی هزینه‌ی پرداختی به نیروی کار دائمی را بسیار کاهش می‌دهد.

کسب و کارها معمولا در زمینه‌های زیر از قراردادهای پیمانی و کارمزدی بهره می‌گیرند:

  • تبلیغ‌نویسی:

    اگر برای وب‌سایت جدید، پست‌های بلاگی یا جریده‌ی هفتگی خود به محتوای گیرا و درگیرکننده و تبلیغ‌نویس ماهر نیاز دارید، امروزه بسیاری از متخصصان کارمزدی و فریلنسر آماده‌ی همکاری با شما هستند. معمولا دستمزد این فریلنسرها در مقایسه با کارکنان تمام‌وقت پایین‌تر تمام خواهد شد و در عین حال شما با تعهدی طولانی مدت مواجه نیستید و در صورت عدم تمایل به ادامه‌ی همکاری چندان گرفتار قراردادهای محکم نخواهید بود.

  • توسعه‌دهندگان شبکه:

    می‌توانید برای ساخت وب‌سایت کسب و کار خود از توسعه‌دهندگان شبکه‌ی کارمزدی بهره بگیرید. در این زمینه نیز علاوه بر کاهش هزینه‌ی کلی گزینه‌های متعددی از افراد متخصص پیش روی شما خواهد بود. همچنین در این زمینه می‌توانید به دلیل ماهیت کاری این تخصص از افرادی در کشورهای دیگر با دستمزد پایین‌تر نیز بهره بگیرید.

  • بهینه‌سازان موتور جستجوگر:

    اعضای مراجعه‌کننده به سایت‌ها، نیروی خودران موفقیت کسب و کارهای آنلاین هستند. در حالی که کسب و کارهای بزرگ برای ساخت گروه متخصصان بهینه‌ساز موتور جستجوگر داخل شرکتی بودجه‌ی مورد نیاز را دارند، این کار برای کسب و کارهای نوپا دشوار و پرهزینه محسوب می‌شود. بنابراین این شرکت‌ها می‌توانند از متخصصان کارمزدی بهره بگیرند. این متخصصان می‌توانند به طور دوره‌ای کلیدواژه‌ها و کدهای مورد نیاز را اعمال کنند.

  • متخصصان طراحی گرافیک:

    اگر به طراحی تراکت، پوستر، بیلبورد یا گرافیک سایت و رسانه‌های اجتماعی نیاز دارید می‌توانید از متخصصان کارمزدی و فریلنسر متعددی کمک بگیرید. هنرمندان طراح گرافیکی می‌توانند کمپین‌های تبلیغاتی شما را طراحی کنند.

مذاکره با فروشندگان خدمات و کالا

مذاکره

آیا برای دریافت خدمات و محصولات مورد نیاز کسب و کارتان بهای مناسبی پرداخت می‌کنید؟ سعی کنید به طور پیوسته هزینه‌های اجرایی خود را ارزیابی کنید و همواره در پی یافتن بهای مناسب‌تر و خدمات و کالاهای بهتر باشید. از چانه‌زنی برای دریافت تخفیف خجالت نکشید. سعی کنید با پرداخت به موقع از مزایای خوش‌حسابی بهره ببرید. در بسیاری از مواقع می‌توانید با خرید بزرگتر محصولات یا پرداخت طولانی‌مدت برای خدمات از تخفیف‌های مناسبی برخوردار شوید. در بازارهایی که رقبای متعددی وجود دارد، بسیاری از فروشندگان برای جذب مشتری حاضرند بهای رقابتی و پایین‌تر از قیمت بازار ارائه دهند، چشم‌تان را برای یافتن این فروشندگان باز نگه دارید. بسیاری از ارائه‌کنندگان خدمات یا فروشندگان محصولات در قبال بازخوردهای خردمندانه و دلسوزانه‌ی شما قدردانی خود را با ارائه‌ی تخفیف‌های ویژه نشان می‌دهند.

استمرار در تحلیل و تنظیم و اصلاح

اداره‌ی کسب و کار موفق متکی بر فرایند مستمر نظارت، تحلیل و تنظیم و اصلاح منظم است. برای حفظ موفقیت شرکتی باید عوامل پرهزینه‌ی متعددی را به طور منظم رصد کنید.

از جمله‌ی این عوامل پرهزینه:

  • زمان کارکنان:

    اگر کارکنان ساعتی دارید، باید زمان‌های پرکار و شلوغ هفته، ماه یا سال را پیدا کنید و نیروی انسانی خود را وابسته به این ساعت‌ها تقسیم کنید.

  • صورت کالا:

    انبار کالاها بسیار پرهزینه است، خصوصا اگر انبار کالا را اجاره کرده باشید. با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت کالا سیاهه‌ی دارایی‌ها را هوشمندانه مدیریت کنید.

  • هزینه‌ها مالی:

    هر چند هزینه‌های مالی به اندازه‌ی هزینه‌های کارکنان یا کالا متغیر نیست، اما با بررسی فصل به فصل این هزینه‌ها می‌توان دیدی کامل‌تر از عملکرد کلی شرکت به دست آورد.

هزینه‌های اجرایی

محاسبه

هزینه‌های اجرایی، مخارج روزانه‌ی اداره‌ی کسب و کار هستند. از آن جمله می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • بها‌ی کالای فروخته شده
  • اجاره، پرداخت اقساط تجهیزات و بهره‌ها
  • خدمات تلفن و اینترنت
  • بیمه
  • هزینه‌های بازاریابی
  • هزینه‌های فروش
  • دستمزدها و حقوق و مزایا
  • هزینه‌های دفتری
  • هزینه‌های بانکی و کارت‌های اعتباری

کلام آخر

کاهش هزینه‌ها روشی اثبات‌شده برای کسب نتایج بهتر در کسب و کارها است. اما برای انجام بهینه‌ی چنین کاری باید محدوده‌هایی را در کسب و کار خود شناسایی کنید که کاستن هزینه‌هایش مقرون به صرفه و بی‌ضرر باشد. برای شناسایی این محدوده‌ها و بهبود هزینه‌های آن‌ها می‌توان از مشتریان و تولیدکنندگان و کارپردازان مشاوره گرفت. ارزیابی مناسب اظهارنامه‌ی سود و زیان شما نیز می‌تواند به شما در یافتن این محدوده‌ها برای کاهش هزینه‌ها کمک کند.

به یاد داشته باشید هیچ رویکرد فراگیر و یک‌جانبه‌ای در جهان وجود ندارد و کاهش هزینه و بهبود سودآوری نیز از این قاعده مستثنی نیست. گاهی روشی که برای یک کسب و کار موفقیت‌آمیز و کارآمد است سبب شکست کسب و کاری دیگر خواهد شد. برای توسعه و پیشرفت کسب و کار به استراتژی نیاز است، بنابراین سعی کنید پیش از اقدام شرایط کسب و کار خود را به‌طور کامل بررسی کنید تا در کاهش هزینه‌ها به اشتباه هزینه‌های ضروری را نگنجانید.

بیشتر بخوانید:   همه چیز درباره کتاب تبلیغات به بیان ساده