ظاهراً هر ساله در حوزه‌ی تربیت مدیران بحث‌های جدید و داغی در دفاتر کاری و فضای آنلاین به راه می‌افتد. رویکردهایی که در این بحث‌ها ارائه می‌شود مثل پوشاک مد روز نوجوانان هر روز عوض می‌شود، اما اگر نگاهی بر اسم‌های ماندگار و سبک کاری ایشان بیندازید، اغلب بنیانی مشترک را در مهارت‌های اساسی این مدیران کارآمد خواهید دید.
اگر در دورنمای کاری خود نقشی مدیریتی را در نظر دارید، لازم نیست برای پیشرفت سراغ آخرین و باب روزترین فنون مدیریتی از زبان جارچیان بروید، در عوض بهتر است ابتدا بر ساخت ایجاد بستری مناسب در خود متمرکز شوید. در این مطلب از بلاگ همراهتم مهارت‌های اساسی مدیریتی که به رهبری موثر می‌انجامد را از طریق مشورت با متخصصان و مدیران صنعت‌های متفاوت گردآوری کرده‌ایم.
مهارت‌های ضروری مدیریتی برای ساخت رهبران آینده
مهارت‌های ضروری مدیریتی که در ادامه می‌آید مهمترین مهارت‌ها در تربیت و شکل‌گیری رهبران آینده‌ی صنایع است و مدیران فاقد این مهارت‌ها، سهی از موفقیت در آینده‌ی کسب و کار نخواهند داشت.
ارتباطات صریح و شفاف
از نظر اغلب متخصصان مهمترین مهارت مدیر و رهبر کارآمد ارتباطات است. ممکن است این گفته امری مشهود به نظر برسد، اما همین مورد برای بسیاری از مدیرانی که برای موفقیت در حرفه‌ی خود بیشتر بر نکات فنی اتکا می‌کنند مهمترین نقطه‌ی ضعف است.
دلیل اهمیت ارتباطات
رابطه‌ی قوی‌تر کارمند و مدیر بر پایه‌ی ارتباط موثر و شفاف شکل می‌گیرد. مدیران باید قادر باشند که ضرب‌العجل‌ها و نکات به‌روز شده‌ی پروژه‌ها را به‌طور صریح به کارمندان منتقل، اعلان‌های شرکتی را به‌طور شفاف بیان، تعهدات را به وضوح تعریف، دستورالعملها را به‌طور موثر ابراز، پاسخ پرسش‌ها را به‌روشنی بیان و مباحث سازنده و مستندی را مطرح کنند.
مهارت ارتباطات شفاف را چطور توسعه دهیم؟
ارتباطات مهارتی آموختنی و پروردنی است. گروه‌های گفتگوی عمومی، دوره‌های نگارش کسب و کار و کسب آگاهی کلی از شیوه‌ی ارتباطات پویا خدمت فراوانی به مدیران می‌کند. همچنین فناوری‌های فراوان و پرباری برای ارتباط با کارمندان و انتقال شفاف مفاهیم در دسترس همگان است.
عصر دیجیتال انبوهی از مجاری ارتباطی را فراهم آورده است و این امر انتخاب گزینه‌ی مناسب مدیران را راحت می‌کند. مدیرانی که برای مشارکت دادن کارمندان خود ترکیبی از این شیوه‌ها را برمی‌گزینند در زمینه‌ی ارتباطات شفاف به بهترین نتیجه خواهند رسید.
گوش سپردن
هر چند برای ارتباط قوی شنونده‌ی خوب بودن و احترام به گوینده بسیار مهم است، اما خود عمل درست شنیدن سهم فراوانی در ترقی مدیران در فرایند روزمره‌ی کاری و موفقیت دارد.
دلیل اهمیت گوش سپردن
فرق فراوانی میان شنیدن و گوش سپردن وجود دارد، بسیاری از افراد در نقش مدیریتی پرسش‌ها را مطرح می‌کنند، ولی اطلاعاتی را که در پاسخ می‌شنوند به درستی در نمی‌یابند. معمولا زیر دستان می‌توانند تشخیص دهند که مدیران به حرف‌هایشان اهمیت می‌دهند یا خیر. اگر زیردستان متوجه بی‌دقتی مدیران شوند، دیگر ارزشی برای حرف زدن و بیان ایده‌های تازه قائل نخواهند بود.
علاوه بر آن بسیاری از کسانی که با مدیران در ارتباط هستند به اندازه‌ی کافی در مکالمات شفاف عمل نمی‌کنند و گاهی باید از میان صحبت ایشان اطلاعات لازم برای پیشبرد کار را دریافت کرد، بنابراین دقت در شنیدار ممکن است سرنخ‌های ظریفی را بیرون بکشد که به موفقیت راه می‌برد.
شیوه‌ی توسعه‌ی مهارت گوش سپردن
برای رشد و توسعه‌ی قوه‌ی درک کلام از طریق شنیدن باید همه‌ی تمرکز را بر حرف‌ها گذاشت. برخی متخصصان معتقدند که برای رسیدن به این مهارت و تبدیل آن به عادت، فراگیری زبان‌های جدید بسیار کارآمد است. فراگیری زبان‌های جدید دروازه‌ی ذهن را به راه‌های بی‌نهایت ارتباطات مردمی در میان فرهنگ‌های گوناگون باز می‌کند و کمک خواهد کرد تا مهارت گوش سپردن‌مان را تقویت کنیم. تمرین دیگر را می‌توان صبور بودن در سخن‌فرسایی و دقت در مقیاس زمان تکلم در برابر شنیدن در نظر گرفت.
گاهی در ارتباطات به جای آن که با شنیدن درست سخن طرف گفتگو اقدام به پاسخ در خور کنیم، به حرف‌های از پیش آماده شده‌ی خود اتکا می‌کنیم. باید به میزان فضایی که در گفتگو به تکلم خود اختصاص می‌دهیم توجه کنیم و میزان آن را در برابر شنیدن به موازنه برسانیم. شنیدن معمولا به دریافت اطلاعات منتهی می‌شود و در مقابل صحبت کردن به ارائه‌ی اطلاعات منجر خواهد شد. با گوش سپردن متمرکز و بادقت به کلمات طرف گفتگو وقت کافی برای ارائه‌ی پاسخ هوشمندانه نیز مهیا خواهد شد.
محول ساختن موثر وظایف به دیگران
قابلیت محول ساختن وظایف به افراد به کفایت یکی از برترین دارایی‌های مدیران موفق است و به مجموعه‌ای از شاخصه‌ها بستگی دارد و اغلب با تمرین و به مرور زمان حاصل می‌شود. بسیاری از مدیران می‌ترسند که اگر کارها را به دیگران محول کنند بی‌کفایت به نظر برسند و برخی دیگر در هراسند که کارهایی که بر عهده‌ی دیگران گذاشته می‌شود به نتیجه‌ی مطلوب نرسد.
دلیل اهمیت محول کردن وظایف به دیگران
مدیر خوب می‌داند که همه‌چیز را نمی‌داند و هراسی از سپردن کارهای تخصصی به افراد شایسته و متخصص ندارد. مدیر موفق باید برای این کار حس مسئولیت‌پذیری و استقلال و تعلق را در افراد زیر دست تقویت کند. مدیریت ریزبینانه و کشیدن مو از ماست در این مورد نتیجه‌ی منفی خواهد داشت.
علاوه بر این‌ها محول ساختن وظایف به افراد گروه زمینه‌ساز رشد آنها خواهد شد و کل ساختار گروه را پیشرفت می‌دهد. بسیاری از مدیران که مجریان توانمندی هستند، می‌ترسند که کارهایی که به دیگران واگذار می‌کنند به درستی نتیجه ندهد و در محول کردن این مسئولیت‌ها به دیگران مرددند. اما باید به یاد داشته باشید که یکی از والاترین ارزش‌هایی که مدیران موفق را از دیگران متمایز می‌کند توان آموزشی و ایجاد فرصت برای زیر دستان است.
شیوه‌ی توسعه‌ی مهارت محول ساختن وظایف به افراد شایسته
شناسایی نقاط قوت و ضعف افراد گروه نقشی بزرگ در فراگیری هنر محول ساختن کارها به دیگران بازی می‌کند. ایجاد حس اعتماد به نفس، تعیین شایستگی‌های افراد و تقویت حس مسئولیت‌پذیری افراد در این زمینه بسیار ضروری است.
مربیگری و پیش‌کسوتی
بسیاری از متخصصان بر این باورند که مدیران باید در نظر زیردستان بیشتر نقش مربی و پیش‌کسوت را بازی کنند و جایگاه مربیگری بسیار بالاتر از «ریاست» است. درست است که در بسیاری از موارد و موقعیت‌ها مدیران باید شخصا دست به کار شوند و تصمیمات قطعی بگیرند، اما نقش اصلی آنها در رهبری شرکت به سوی اهداف کلی تعریف می‌شود.
دلیل اهمیت مربیگری و پیش‌کسوتی
بسیاری از مدیران، خصوصا مدیران جوان و جدید، فکر می‌کنند که مهمترین ویژگی مدیریت در ریاست و تصمیم‌گیری خلاصه می‌شود، اما در واقع ماهیت اصلی این کار رهبری افراد است و برای این کار افزایش اعتماد و انگیزه مهمترین تاثیر رهبران و مدیران بر زیردستان است.
شیوه‌ی توسعه‌ی مهارت مربیگری و پیش‌کسوتی
مدیران خوب کارکنان خود را به چشم زیردستان نمی‌بینند، بلکه آنها را شاگردان و آیندهسازان برای هدفی مشترک در نظر می‌گیرند و در کنار و گاهی پشتیبان ایشان خواهند بود.
بسیاری از کارمندان برای مدیرانی که پشت میز می‌نشینند و دست خود را به کار آغشته نمی‌کنند احترامی قائل نیستند. گاهی مدیران باید توانایی‌های خود را در عرصه‌ی اجرایی نشان دهند و بدین طریق علاوه بر جلب احترام کارمندان الگویی از شیوه‌ی صحیح و موثر کار را نیز برای ایشان به نمایش بگذارند.
تشخیص شیوه‌ی صحیح و موثر تشویق
همه‌ی ما می‌دانیم که حرف‌های پرمهر بسیار تاثیرگذار است. سپاسگزاری و تمجید از کار خوب کارمندان و قدرشناسی از موفقیت‌های آنها از مهمترین شیوه‌های مدیریتی برای حمایت از کارمندان و افزایش اعتماد به نفس و انگیزه‌ی آنان است. با این حال، همه افراد در شرایط مشابه واکنشی یکسان ندارند. مدیر کارآمد باید تشویق افراد را متناسب با خصوصیات آنها در نظر بگیرد.
دلیل اهمیت شیوه‌ی موثر و صحیح تشویق
یکی از مهمترین مهارت‌های مدیر خوب تشویق هر فرد متناسب با خصوصیات خاص وی است. برخی از افراد دوست دارند در برابر دیگران تشویق شوند و برخی دیگر قدرشناسی به طور خصوصی را ترجیح می‌دهند. برخی از قدرشناسی شفاهی لذت می‌برند و برخی دیگر پاداش‌های مادی را مناسب می‌دانند. مدیر خوب باید به درستی کارمندان خود را بشناسد و به شیوه‌ی صحیح از آنها قدردانی کند.
شیوه‌ی توسعه‌ی مهارت قدرشناسی صحیح و موثر
برای این کار شناخت کارمندان اهمیت فراوان دارد، اما همواره مشورت با همکاران گزینه‌ای مطمئن خواهد بود. همچنین گاهی می‌توان با شیوه‌ی آزمون و خطا و بررسی دقیق واکنش کارمندان سلیقه‌ی آنها را تشخیص داد.
توانایی حل مناقشه‌ها
در زندگی نمی‌توان از مناقشه و درگیری اجتناب کرد. مخالفت‌ها بر سر نقشه‌های راهبردی کاری یا کشمکش‌های شخصی در گروه کاری همواره پیش خواهد آمد. مدیر کارآمد باید شیوه‌ی مهار و حل مناقشه‌ها را به‌طور عادلانه و محترمانه درک کند.
دلیل اهمیت مهارت حل مناقشه‌ها
عواقب مدیریت ضعیف مناقشه‌ها ممکن است از درگیری اولیه فراتر رود و سبب ایجاد مشکلات ساختاری در شرکت شود. شکست در حل عادلانه و موثر مناقشه در شرکت‌ها سبب تلنبار شدن مشکلات درون شرکتی و ایجاد خلل در روند کاری خواهد شد.
مشاجراتی که به سرانجام مناسب نرسیده باشد تاثیری منفی بر توان اجرایی گروه و خلق و خوی کارمندان دارد. بررسی دلایل و شرایط مناقشه، شناسایی خصوصیت و مواضع طرفین مناقشه و یافتن راه حلی عادلانه برای رفع آن توانایی مدیر را نشان خواهد داد.
شیوه‌ی توسعه‌ی مهارت حل مناقشه
برای این کار به همه‌ی مهارت‌هایی که بالاتر ذکر شد نیاز خواهد بود. همدلی، عدالت و قاطعیت در اعمال راه حل بسیار اهمیت دارد. اعتماد به نفس و جایگاه خود به منزله‌ی مدیر نیز از دیگر موارد مهم در حل مناقشه‌ها است.
انعطاف‌پذیری
فیلسوف بزرگ یونان باستان، هراکلیتوس، می‌گوید: «یگانه امر پایدار تغییر است.» واضح است که انسان همواره با جهان در حال تغییر دست و پنجه نرم می‌کند. مهارت انعطاف‌پذیری راه موثر برای سازگاری با این خصوصیت جهان است.
دلیل اهمیت مهارت انعطاف‌پذیری
کار نیز مانند زندگی پیوسته با فراز و فرود مواجه است. اگر مدیر در برابر موارد غیرمنتظره و موانع پیش رو انعطاف‌پذیری نشان ندهد، در برابر این تغییرات با شکست مواجه خواهد شد.
تشکیل گروهی چابک و آماده‌ی مواجهه با بحران‌ها و شرایط متغیر از خصوصیات مهم مدیران در زمینه‌ی انعطاف‌پذیری است.
شیوه‌ی توسعه‌ی مهارت انعطاف‌پذیری
مدیر کارآمد و انعطاف‌پذیر مشکلات و شکست‌ها را به‌منزله‌ی فرصت‌هایی برای رشد و اعمال ابتکار و خلاقیت در نظر می‌گیرد. گاهی تفکر برای یافتن مسیر جدید یا ایجاد مسیری تازه به نتایجی شگفت‌آور منتهی می‌شود و پاداش‌هایی این چنینی مختص به افراد انعطاف‌پذیر است. عادت به بررسی شیوه‌های گوناگون و اجرای امور به طرق متفاوت برای رسیدن به این مهارت بسیار مفید خواهد بود.
کلام آخر
مهارت‌هایی که برای مدیر موفق و کارآمد ضرورت دارد محدود به فهرستی مشخص و کوتاه نیست. برای موفقیت راه‌های گوناگونی پیش روی مدیران قرار دارد و هر یک به شیوه‌ی شخصی خود می‌تواند به مقصودش برسد. با این حال نیاز نیست که همیشه برای رسیدن به هدف از شیوه‌ی آزمون و خطا بهره ببریم.
در بسیاری از موارد استفاده از تجربه‌های دیگران می‌تواند مسیر را کوتاه کند و انرژی و زمان فراوانی را برای ما ذخیره سازد. یکی از ویژگی‌های برتر مدیران موفق بهینه‌سازی مصرف انرژی و زمان است. بنابراین با استفاده از تجربه‌های بیان‌شده در این مطلب می‌توانید بخشی از مسیر را به هزینه‌ی دیگران بگذرانید.