مدیریت سازمان، فعالیتی گروهی به‌شماره می‌رود. مدیران سازمان باتوجه به مهارت‌ها، تحصیلات و فاکتورهای دیگر، در سطوح مدیریتی مختلف جا می‌گیرند. هر سطح مدیریت، تقسیم‌کننده‌ی سِمت‌ها و وظیفههای مختلف است. هرچه اندازه‌ی سازمان و تعداد نیروی کار بیشتر باشد، تعداد رده‌های مدیریتی بیشتر خواهد بود. مدیران اغلب به سه رده تقسیم می‌شوند؛ مدیر عالی، میانی یا اجرایی و رده پایین یا عملیاتی. در این نوشته از «همراهتم» خواهیم دید سطوح مدیریتی در سازمان کدامند، و هر یک چه جایگاه و وظیفه‌هایی دارند.
۱. مدیر عالی
بیشتر مدیران اجرایی و ارشد در سطوح مدیریتی عالی قرار دارند. هیات مدیره، رییس هیات مدیره، مدیرعامل، مدیرعامل اجرایی، مدیراشد عملیاتی، رییس، معاون رییس و دیگر مدیران ارشد اجرایی در دسته‌ی سطح عالی مدیریتی قرار می‌گیرند. این گروه از مدیران مسوول بقای سازمان هستند و نسبت به سازمان تعهد دارند. ممکن است ساعت‌های طولانی کار کنند که اغلب پیچیده و با استرس همراه است.
وظیفههای سطح مدیریتی عالی کدامند؟
- تعیین هدف‌های سازمان: مدیران عالی هدف‌های سازمان را تعریف، و استراتژی‌هایی برای رسیدن به آن هدف‌ها انتخاب مي‌کنند.
- تعریف چارچوب برنامه‌ها و سیاست‌ها: تدوین استراتژی‌های مناسب، برنامه‌ریزی و مشخص کردن سیاست‌های سازمان در راستای هدف‌های تعریف شده، به عهده‌ی مدیران عالی‌ست.
- هماهنگی و کنترل عملکرد: مدیر عالی فعالیت‌های مختلف بخش‌های سازمان را کنترل و هماهنگ می‌کند. این کار براساس هدف‌های از پیش تعریف‌شده انجام می‌شود.
- تحلیل محیط کسب‌وکار: محیط کسب‌وکار سازمان نقش حیاتی در موفقیت و بقای آن دارد. یکی دیگر از وظیفههای سطوح مدیریتی عالی، تحلیل دقیق محیط کسب‌کار و پیامدها و همچنین تصمیم‌گیری برای رسیدن به نتیجه‌ی بهتر است.
- برقراری چارچوب سازمانی: مدیر رده‌ی عالی برای دستیابی به موفقیت و بقای سازمان، چارچوب یا ساختار سازمانی تعریف می‌کند. اجرای درست و موفقیت‌آمیز برنامه‌ها و سیاست‌ها در راستای این چارچوب انجام می‌شود.
- تامین منابع: دستیابی به هدف‌های سازمان با وجود منابع مختلفیمانند ماشین‌آلات، وسایل، کارکنان و بودجه امکان‌پذیر می‌شود. هماهنگی این منابع از وظیفههای مدیرعالی سازمان به‌شمار می‌رود.
۲. مدیر میانی
یکی دیگر از سطوح مدیریتی سازمانی، مدیر میانی یا اجرایی‌‌ست. مدیر میانی، حلقه‌ی ارتباطی بین مدیر عالی و سرپرست به‌شمار می‌رود. در اغلب سازمان‌ها، مدیران میانی مسوول اداره‌ها یا بخش‌های مختلف سازمان هستند؛ مانند مدیر تولید، مدیر خرید، مدیر مالی، مدیر بازاریابی، مدیر فروش و مدیران میانی اجرایی مانند سرپرست کارخانه. کارکنان بخش میانی مدیریتی، عملکرد خود را به مدیر عالی یا ارشد گزارش می‌دهند.
وظیفههای مدیر اجرایی کدامند؟
- تفسیر سیاست‌های تعیین‌شده: از آن‌جا که مدیر میانی، تابع مدیر ارشد است، وظیفه‌ی تفسیر دقیق برنامه‌ها و سیاست‌هایی را به‌عهده دارد که مدیر عالی تعیین کرده. سپس این تفسیر را به مدیر عملیاتی انتقال می‌دهد.
- گزینش کارکنان عملیاتی و نظارتی کارآمد: هر سازمانی برای عملکرد مناسب، به کارکنان خود نیاز دارد. مدیر اجرایی مسوول گزینش و به‌کار گرفتن کارکنان کارآمد است. او برای بخش‌های مختلف سازمان، افراد بامهارتی را استخدام می‌کند. باوجود کارکنان ماهر، وظیفه‌ها به‌شکل موثر و کارآمد انجام می‌شوند.
- تعیین وظیفههای مدیران عملیاتی: مدیر میانی، مدیر بالادست مدیران رده پایین و عملیانی به‌شمار می‌رود و وظیفه‌ها و مسوولیت‌های آنان را مشخص می‌کند. همچنین، فعالیت‌های بخش‌های مختلف سازمان را هماهنگ می‌کند.
- انگیزه بخشیدن به کارکنان: زمانی سازمان می‌تواند به هدف‌های تعیین‌شده برسد که کارکنان انگیزه‌ی کافی برای کار کردن داشته باشند. از این‌رو، مدیران میانی نقش پررنگی در انگیزه بخشیدن به کارکنان برای حرکت در جهت رسیدن به هدف‌های سازمان و بهبود عملکلردشان دارند.
- هماهنگی با مجموعه‌ی سازمان: مدیر اجرایی مانند پلی بین مدیران ارشد و عملیاتی‌ست که با همه‌ی بخش‌های سازمان همکاری دارد. این همکاری باعث می‌شود همه‌ی بخش‌های سازمان کارکرد مناسبی داشته باشند.
۳. مدیر رده پایین
آخرین رده از سطوح مدیریتی در سازمان، مدیران عملیاتی یا نظارتی هستند. این دسته از مدیران به‌طور مستقیم با کارکنان کار می‌کنند و از این‌رو، جایگاه آنها اهمیت ویژه‌ای دارد. میزان مسوولیت و اختیار مدیر عملیاتی به سیاست‌های مدیران عالی بستگی دارد. سرپرست، سرکارگر و سرپرستار از نمونه‌های مدیر عملیاتی و نظارتی هستند.
وظیفههای مدیر نظارتی کدامند؟
- دستور و دستورالعمل: مدیر رده پایین یا عملیاتی، نقش و مسوولیت کارکنان را به آنها ابلاغ می‌کند. همچنین، کنترل عملکرد کارگران به عهده‌ی اوست.
- برنامه‌ریزی برای انجام فعالیت‌ها: مدیر نظارتی، فعالیت‌های روزانه‌ی سازمان را برنامه‌ریزی می‌کند. همچنین، فعالیت و وظیفه‌ی کارکنان را مشخص می‌کند. آنها را راهنمایی می‌کند و درصورت نیاز، کار آنها را اصلاح می‌کند.
- کمک و واگذاری کارها: واگذاری کارها به کارکنان و کمک به آنها برای انجام کار از مسوولیت‌های مدیر عملیاتی به‌شمار می‌رود. او روند کار را برای کارکنان توضیح می‌دهد و برای رسیدن به عملکرد بهتر، مشکلات آنها را حل می‌کند.
- انتقال مشکلات: گفتیم که مدیر عملیاتی با مدیر میانی در ارتباط است. او به مشکلات و شکایت‌های کارکنان گوش می‌‌سپارد و مشکلات آنها را به مدیر میانی منتقل می‌کند.
- تضمین محیط کار امن: مدیر رده پایین وظیفه دارد محیط کاری مناسب و امنی برای نیروی کار خود فراهم کند. او مسوول نظم و فضای مناسب در محیط کار است. چنین محیطی به کارکنان انگیزه می‌دهد تا در راستای رسیدن به هدف‌های سازمان حرکت و کار کنند.
- کمک به مدیر میانی: مدیر عملیاتی برای گزینش، آموزش، تعیین سِمت و تشویق کارکنان سازمان به مدیر میانی کمک می‌کند؛ چراکه به‌طور مستقیم می‌بیند سازمان برای دستیابی به هدف‌های تعیین‌شده، به چه نیاز دارد و عملکرد هر کدام از کارکنان چگونه است.
- تشویق کارکنان: بهترین راه ایجاد انگیزه در کارکنان، تشویق آنها به نوآوری و ابتکار عمل است. آنها باید احساس کنند بخشی از سازمان هستند. مدیر نظارتی از پیشنهادها و ایده‌های کارکنان استقبال می‌کند و برای ایده‌های خوب، پاداش درنظر می‌گیرد.
در پایان
میان مدیران مختلف در سازمان، رابطه‌ای زنجیروار برقرار است. باتوجه به میزان مسوولیت و اختیار، مدیران و کارکنان در رده‌های مختلف قرار می‌گیرند. در این نوشته با ۳ رده مدیریتی و مسوولیت‌های هر کدام بیشتر آشنا شدیم و دیدیم مدیران عالی یا رده بالا مسوول کنترل و نظارت بر کل سازمان هستند. مدیران میانی مسوولیت اجرای برنامه‌های سازمان را به‌عهده دارند و رابط بین مدیر عالی و مدیر عملیاتی به‌شمار می‌روند. مدیران رده پایین یا سرپرست‌ها، وظیفه‌ها را اجرا می‌کنند و الگویی برای کارکنان تحت نظارت خود هستند.
زمانی که رده‌های مدیریتی مختلف در سازمان با هم هماهنگ هستند، سیستم مدیریتی قوی‌ای را تشکیل می‌دهند و کمک می‌کنند سازمان در ایجاد ارزش با تولید محصول و خدمات، بسیار کارآمد جلوه کند.