کار گروهی خوب رویا را به حقیقت مبدل می‌کند. گروه کاری خوب خود مانند رویا است. برای ایجاد و رشد گروه کاری رویایی و پربازده باید از علم و هنر و خلاقیت بهره گرفت. نیازی به هوش سرشار نداریم تا بدانیم که کار گروهی به‌منزله‌ی سرمایه‌ی اصلی هر سازمانی محسوب می‌شود. اما ایجاد این گروه کاری رویایی امری پیچیده و ماهرانه است.
ممکن است بخواهید برای سازمان خود چنین گروهی ایجاد کنید، یا در پی آن باشید که گروه کاری موجود را بهبود و ارتقا بخشید و اعضای گروه را برای رسیدن به حداکثر توان بالفعل خود یاری دهید.
در ادامه‌ی این مطلب از بلاگ همراهتم به بررسی مهارت‌های مورد نیاز برای ایجاد گروه کاری موفق و رویایی می‌پردازیم. با مطالعه‌ی این مطلب می‌توانید به راز دستور تهیه‌ی گروه پربازده و شیوه‌ی حفظ ستاره‌های گروه خود پی ببرید.
توسعه‌ی گروهی چیست؟
توسعه‌ی گروهی فرایند به کارگیری و چیدمان اعضای گوناگون برای ساخت گروهی موثر و کارا است. برای موثر و پربازده بودن گروه باید اعضای گروه با هم همکاری کنند و مشارکتی حداکثری در خروجی کار سازمان داشته باشند. اما رسیدن به چنین نتیجه‌ای بسیار پیچیده‌تر از انتخاب افراد برای گروه و تعیین هدف و برنامه است.
ایجاد و توسعه‌ی گروه کاری موفق، به پرورش و تربیت، عزمی جزم و رهبری و مدیریت فراگیر نیاز دارد. همچنین رهبر و همه‌ی اعضای گروه باید به آگاهی از توانایی‌ها و نقاط قوت و ضعف خویش رسیده باشند. نقاط قوت هر یک از اعضای گروه چیست؟ هر فرد چطور می‌تواند از توانایی‌های خود برای پیشبرد کار و کمک به دیگر اعضای گروه بهره ببرد؟ رهبر چطور می‌تواند کل گروه کاری را برای رسیدن به حداکثر توانمندی تشویق و تقویت کند؟
رهبران سعی دارند گروه کاری خود را مبتکرتر و پربازده‌تر کنند. نقش رهبران در ایجاد گروه کاری موفق و رویایی بسیار حیاتی است و بدون حضور رهبری قابل و توانمند امکان ایجاد گروه پربازده وجود ندارد. رهبران آینده‌نگر تاثیر فراوانی بر موفقیت سازمان تحت فرمان خود می‌گذارند. رهبران آینده‌نگر چشم‌اندازهای پیش رو را بررسی می‌کنند. چشم‌انداز فرصت‌های آینده را نشان می‌دهد. با مثبت‌اندیشی، عمل‌گرایی و توانایی بررسی نتایج احتمالی می‌توان برای آینده‌ی سازمان و همه‌ی اعضای گروه برنامه‌ریزی کرد. در نتیجه‌ی این‌ها گروه چابک‌تر، با مشارکت بیشتر و مبتکرانه‌تر عمل خواهد کرد. چنین گروه‌هایی کارآمدتر و مقاوم‌ترند و آمادگی مواجهه با خطرات و پا گذاشتن به عرصه‌های ناشناخته را دارند.
بنابراین برای ایجاد و توسعه‌ی گروه رویایی باید رهبرانی خلاق و آینده‌نگر و کارآزموده بخش‌های گوناگون سازمانی را هدایت کنند. با پرورش رهبران برای بخش‌های گوناگون می‌توانید گام اول را برای رسیدن به گروهی کارآمد بردارید.
مهارت‌هایی که برای توسعه‌ی گروه لازم دارید
مهارت‌های متعددی برای ایجاد و توسعه‌ی گروه کاری موفق وجود دارد. برخی از مهمترین این مهارت‌ها عبارتند از:
- توانایی حل مشکلات
- ارتباط موثر و شفاف
- مهارت ایجاد و حفظ ارتباط میان افراد
- مدیریت زمان
- توانایی درست شنیدن، خصوصا ویژگی شنیدن فعالانه
- توانایی هدف‌گذاری و ارزیابی اهداف
- توانایی دادن و گرفتن بازخورد
- مدیریت پروژه
- مهارت‌های سازمانی
- طرز فکر رشدیافته
- توانایی چیدمان و سازماندهی گروه
در هنگام ایجاد گروه کاری باید به کلیت هویت فردی اعضای گروه دقت کرد. هر یک از اعضای گروه چشم‌انداز و مجموعه‌ای از مهارت‌های منحصر به خود را دارد. باید بتوانید توان بالفعل افراد را به توان بالقوه تبدیل کنید و آن توانمندی‌ها را برای رسیدن به اهداف سازمان به کار ببندید.
راهبردهایی برای توسعه‌ی گروه
ممکن است اعضایی جدید را به گروه کاری پیشین خود افزوده، از کسب و کارهای دیگر اعضایی را به گروه کاری خود اضافه کرده یا گروهی کامل را به کار گرفته باشید. به هر حال، برای توسعه‌ی گروه کاری موفق باید گام‌هایی را بردارید و در مقام رهبر گروه اقدامات زیر را انجام دهید:
- شناسایی سبک کاری و مدیریتی خود
- تدوین و تشریح شفاف قوانین و مقررات، مسئولیت‌ها و توقعات
- تقویت اعضای گروه برای تصمیم‌گیری هوشمندانه‌تر
- تشویق اعضا به گوش دادن فعالانه و ارائه و دریافت بازخورد
- ایجاد حس اعتماد و تعلق در اعضای گروه
- ترغیب به رشد طرز فکر
- تربیت و پرورش و راهنمایی
شناسایی سبک کاری و مدیریتی خود
نخستین گام به آگاهی از گرایش‌ها و توانمندی‌های خویش و تفکر بر آنها مربوط می‌شود. شما در مقام رهبر گروه باید به درون خود نگاه کنید و شیوه‌ی عمل خود را بشناسید. به بازخوردهایی که در گذشته از اطرافیان گرفته‌اید فکر کنید و سبک مدیریتی خود را تشخیص دهید. پربازده‌ترین سبک مدیریتی شما تا به حال چگونه بوده است؟
تدوین و تشریح شفاف قوانین و مقررات، مسئولیت‌ها و توقعات
شفافیت اثری فوق‌العاده دارد. مطمئن شوید که اعضای گروه مسئولیت‌ها و نقش خود را در سازمان به‌طور کامل درک کرده‌اند. تشریح واضح توقعات به اعضای گروه از مهمترین مهارت‌های رهبر سازمانی است.
شما با تدوین قواعد و مسئولیت‌های مشخص و شفاف اقتدار خود را در مقام رهبر اثبات خواهید کرد. با تدوین و تشریح مسئولیت‌ها برای همه‌ی اعضای گروه از سردرگمی جلوگیری می‌کنید و مسیر گروه را به سوی موفقیت می‌گشایید.
تقویت اعضای گروه برای تصمیم‌گیری هوشمندانه‌تر
وقتی گاه به گاه و در مواردی مشخص سکان سازمان را به دست اعضای گروه می‌دهید نتایجی خارق‌العاده حاصل می‌شود. تقویت اعضای گروه برای تصمیم‌گیری یکی از جنبه‌های اساسی در توسعه‌ی گروه موفق است. رهبران خوب می‌دانند که در چه مواردی می‌توانند تصمیم‌گیری را به چه کسانی محول کنند.
تشویق اعضا به گوش دادن فعالانه و ارائه و دریافت بازخورد
گوش دادن فعالانه مهارتی اساسی برای اعضای گروه و رهبران است. رهبرانی که خصوصا در عصر داده‌ها به دیگران گوش می‌دهند گروه‌هایی توسعه‌یافته‌تر تحت فرمان خود خواهند داشت. این مهارت نشان از حس همدلی و شفقت و عطوفت شما دارد. همچنین این کار نشان می‌دهد که شما حواستان به گروه و کشمکش‌های موجود در مسیر آن هست.
توانایی ارائه و دریافت مناسب بازخورد نیز مانند مهارت درست شنیدن عنصری مهم در نیروی محرکه‌ی گروه است. در واقع طبق تحقیقی مشخص شد که بیش از 65% کارکنان مشتاقند که بازخورد بیشتری از مدیران و رهبران خود دریافت کنند.
بازخورد فواید متعددی در راستای توسعه‌ی گروه دارد. برای مثال مهارت ارائه و دریافت بازخورد نشان از اعتماد به نفس و بلوغ دارد. همچنین تمرین این مهارت سبب ایجاد فرهنگ گفتگو در میان اعضای گروه می‌شود. با گفتگو ترس از ابراز عقیده از بین می‌رود و در به روی فرصت‌ها و ایده‌های متعدد و بی‌نظیر باز می‌شود.
ایجاد حس اعتماد و تعلق در اعضای گروه
گروه‌هایی که اعضای آن به تیم خود حس تعلق (belongingness) دارند بسیار بهتر از دیگر گروه‌ها عمل می‌کنند. در واقع وقتی گروه‌ها رهبرانی داشته باشند که حس تعلق به اعضا می‌دهند، نتایج زیر حاصل می‌شود:
- کارکنان بسیار پربازده‌ترند
- کارکنان بسیار مبتکرترند
- کارکنان مشارکت بسیار بیشتری دارند
در پژوهشی مشخص شد که تغییر و تحول کارکنان در گروه‌هایی که اعضای آن حس تعلق به تیم خود دارند تا 54% کمتر از دیگر گروه‌ها است. باید از همان ابتدای تشکیل گروه کاری حس تعلق، اعتماد و مشارکت در اعضا پرورانده شود.
ترغیب به رشد طرز فکر
اگر می‌خواهید کارکنان شما ترقی کنند، باید طرز فکر پویا را در آنها برانگیزانید. طرز فکر رشدیافته به معنای آن است که می‌توانید از طریق تعهد و پشتکار و سخت‌کوشی قابلیت‌ها و توانمندی‌های خود را افزایش دهید. وقتی طرز فکر پویا وجود داشته باشد، می‌توانید دید خود را از تجربه‌های ثابت و ساکن امروزی فراتر ببرید.
تربیت و پرورش و راهنمایی
وقتی افراد به راهنمایی و ارشاد شخصی دسترسی داشته باشند، نتایج خارق‌العاده‌ای به دست می‌آید. ارشاد درست تناسب ذهنی را ارتقا می‌دهد. ذهن سالم و متناسب به عملکرد و بازده بهتر می‌انجامد. همچنین ذهن سالم از خطاها درس می‌گیرد و از شکست‌ها پل پیروزی می‌سازد. مربی‌گری درست آگاهی از خویشتن، مقاومت و حس تعاون را نیز در اعضای گروه افزایش می‌دهد.
کلام آخر
ایجاد و توسعه‌ی گروه کاری با گردآوری اعضای مناسب آغاز می‌شود. سپس نوبت به مواجهه با تفاوت‌ها و درگیری‌های درون گروه برای یک‌دست شدن رویکرد کاری اعضا می‌رسد. پس از این مرحله تسهیل رویه‌ی کاری گروه به‌منزله‌ی سازمانی واحد باید صورت بگیرد. وقتی گروه در کنار یکدیگر جا افتاد، وقت آن است که پروژه‌های کاری به آنها سپرده و روند کاریشان از بیرون رصد شود. رهبر خوب پیوسته در حال تنظیم کارکرد اعضای گروه و اصلاح کاستی‌ها خواهد بود.
پیش از آن که اقدام به تشکیل گروه بزنید بهتر است طرح کاری و مسیر توسعه‌ی گروه خود را طراحی کنید. تدوین قوانین و قواعد مشخص اجرایی از نقش‌های اساسی رهبر گروه است. همچنین تعیین معیارهای سنجش نیز بهتر است قبل از شروع به کار آماده شود. خصوصیاتی که از خط قرمز شما عبور می‌کند را نیز از پیش مد نظر قرار دهید.
حال وقت آن رسیده است که گروه کاری رویایی خود را تشکیل دهید. اما به یاد داشته باشید که گروه کاری نیز مانند یک دستگاه دقیق تا هنگامی به خوبی کار خواهد کرد که همه‌ی اعضا به‌درستی وظیفه‌ی خود را به انجام برسانند. بنابراین بررسی و مراقبت دائمی از گروه یکی از مهمترین عوامل استمرار در کسب موفقیت خواهد بود.