پنج گام برای تنظیم برنامه ی روازنه‌ی شخصی

برنامه‌ی روزانه شخصی زندگی‌مان را سازمان می‌دهد. ممکن است در نگاه نخست فکر کنیم که مهار زندگی در دست‌مان است و نیازی به تدوین برنامه برای حفظ نظم و روند روزمره نداریم، اما در مطالعات مشخص شده که بی‌برنامه‌گی اولین و بزرگترین سد در مسیر موفقیت است. فراگیری و درک شیوه‌ی ایجاد برنامه‌ی روزانه‌ی شخصی مناسب ما و پایبندی به آن زمان و انرژی‌ خواهد گرفت، اما باید آن را به‌منزله‌ی سرمایه‌گذاری ضروری برای رسیدن به اهداف و موفقیت در نظر بگیریم.

برنامه‌ی روزانه‌ی حرفه‌ای و بی‌نقص باید شامل چه مواردی باشد؟ پاسخ به این پرسش بستگی به شخص مورد نظر دارد. باید در نظر بگیریم که چه کارهایی را تا چه هنگامی باید به انجام برسانید. البته باید در رابطه با سبک زندگی نیز با خود صادق باشید، از آن جمله باید ظرفیت و توان ذهنی و انرژی و قدرت مدیریت زمان خود را کاملاً صریح ارزیابی کنید تا بتوانید برنامه‌ی کاری معقول و کاربردی تدوین کنید و به آن پایبند بمانید.

در ادامه‌ی این مطلب از بلاگ همراهتم به شما کمک خواهیم کرد تا حتی اگر تا به حال برنامه‌ریزی نکرده‌اید برنامه‌ی روزانه‌ی شخصی متناسب با خودتان را طرح بریزید.

برنامه‌‌ی روزانه

زندگی روزمره در بسیاری از مواقع بدون برنامه پیش می‌رود و همین امر ممکن است سبب ناکامی‌های متعدد و پیوسته در مسیر رسیدن به اهداف شود. در مقابل برنامه‌ی روزانه مناسب تضمینی برای رسیدن به موفقیت است. شیوه‌های متعددی برای برنامه‌ریزی روزانه وجود دارد. در زیر به یکی از این شیوه‌ها که از پنج گام تشکیل می‌شود اشاره می‌کنیم.

فهرست تهیه کنید

برای یافتن شیوه‌ی نگارش برنامه‌ی روزانه‌ی متناسب با خودتان کمی بررسی و تفکر کنید. برای این کار می‌توانید همه‌ی امور ضروری روزانه چه در خانه و چه در محیط کار را یادداشت کنید. ذهن خود را چندان مشغول شیوه‌ی سازماندهی این فهرست نکنید. این فهرست صرفا چرک‌نویسی برای روی کاغذ آوردن اطلاعات ذهن است و فهرست انجام کارها محسوب نمی‌شود. عملا کارهایی را که هر روز صورت می‌دهید و کارهایی را که باید شروع یا به انجام برسانید را در این فهرست بنویسید.

اگر در یک جلسه نتوانستید همه‌ی کارهایی که در طول روز اجرا می‌کنید یا وظایف و تعهداتی که باید از عهده‌شان بربیایید را به یاد بیاورید، دفترچه‌ی یادداشتی در کیف همراه خود بگذارید و به این کار اختصاص دهید. هر بار و در هر کجا که نکته‌ای را به یاد آورید سریع در آن یادداشت کنید. فراموش نکنید که هیچ کاری برای این فهرست بی‌اهمیت و پیش‌ پا افتاده نیست، اگر گاهی فراموش می‌کنید مسواک بزنید، این کار را نیز در فهرست ذکر کنید.

روز خود را سازمان بدهید

سحرخیز باش تا کامروا باشی! معمولا افراد سحرخیز تا پیش از وقت ناهار از پس بسیاری از امور روزانه‌ی خود برمی‌آیند و در طول روز کمتر دچار کمبود وقت می‌شوند. برخلاف آن شب‌زنده‌دارها معمولا تازه بعدظهرها موتورشان روشن می‌شود! در نظر بگیرید که چه وقت از روز شما بیشترین انرژی و بهره‌وری کاری را دارید. سپس تعهدات و وظایف ضروری و اولویت‌های کاری خود را برای آن هنگام از روز کنار بگذارید و با همه‌ی توان و انرژی آنها را به سرانجام برسانید.

پنج گامی که برای نگارش برنامه‌ی روزانه

• صبح

 معمولا صبح‌ها صرف آمادگی و خروج از خانه می‌شود که برای بسیاری از افراد کاری پرکشمکش است. همه‌ی کارهای اول وقت خود را دسته‌بندی کنید، مثلا تدارک صبحانه و مواد تهیه‌ی شام و دادن غذای حیوانات خانگی و غیره. سپس تا وقتی هنوز انرژی فراوان و دقت بالا است، کارهایی را که نیاز به هوش سرحال دارد را به پایان برسانید. کارهای ترسناک و وظایفی که گرایش به تعلل در آنها را دارید برای صبح بگذارید تا همه‌ی طول روز ذهن شما را به خود مشغول نکند.

• ظهر

 این زمان از روز بسیار عجیب است زیرا احتمالا کافئین صبحانه دیگر پایین آمده است و ظاهرا سطح انرژی رو به اتمام است. به هر حال می‌توانید این زمان را برای کارهایی مانند پاسخ به ایمیل‌ها، تعیین وقت ملاقات و کارهای پیش پا افتاده‌ی دیگر اختصاص دهید که انرژی و توان ذهنی فراوانی را نیاز ندارد. اگر در خانه کار می‌کنید و دورکارید از این فرصت برای شستن لباس‌ها یا ظرف‌ها یا گردگیری وسایل خانه استفاده کنید.

• بعدظهر

بهترین کاری که می‌توانید در بعدظهرها انجام دهید برنامه‌ریزی و آماده‌سازی برای روز بعد است. لباس‌های فردا را آماده کنید، ناهار فردا را آماده و بسته‌بندی کنید و وسایل و فضای کاری فردا را مرتب سازید. میزان دقت و جزئیات برنامه‌ریزی به سلیقه‌ی هر شخص متفاوت خواهد بود. می‌توانید بسیار جزئی و دقیق باشید یا برنامه‌ی مدون خود را محدود به کارهای واجب کنید.

مثلا ممکن است بخواهید برنامه‌ی صبح‌های خود را این گونه بنویسید: صبح‌ها ساعت 6 از خواب برمی‌خیزم و دوش می‌گیرم. ساعت 6:30 صبحانه می‌خورم و دندان‌هایم را مسواک می‌زنم. ساعت 7 از در خانه خارج می‌شوم. ساعت 7:15 بچه‌ها را به مدرسه می‌رسانم. ساعت 7:30 به محل کار می‌رسم.

چنین برنامه‌ای بسیار دقیق و بیشتر مختص بزرگسالان است. شاید بخواهید که در ابتدا چندان جزئی عمل نکنید تا وقتی که به برنامه‌ریزی عادت کنید و بر کارهای روزانه‌ی خود مسلط شوید.

• قرار دادن وقت منعطف برای موارد غیر منتظره

 نکته‌ای که باید در برنامه‌ریزی در نظر داشت آن است که پربازده‌ترین ساعات کاری را برای واجب‌ترین و مهم‌ترین کارها و کم‌بهره‌ترین ساعات را برای کارهای پیش پا افتاده گذاشت. ولی ممکن است زندگی حتی در دقیق‌ترین و جزئی‌ترین برنامه‌های روزمره خلل ایجاد کند و شما باید با اختصاص وقت منعطف برای رخدادهای غیرمنتظره برای چنین مواردی آماده باشید.

مثلا ممکن است مجبور شوید در زمان کاری معمول خود وقت دکتر بگیرید یا ممکن است بعدظهری را که برای تدارک ناهار فردا وقت گذشته‌اید صرف ملاقات با دوستان یا خانواده شود. گنجاندن وقت خالی در برنامه‌ی روزانه کمک خواهد کرد تا حتی با وجود برنامه‌های غیر قابل پیش‌بینی خللی در اولویت‌های کاری موجود در برنامه رخ ندهد. با این روش می‌توانید کمی کارها را جابجا کنید یا حتی از خیر کارهای پیش پا افتاده‌ی روز بگذرید تا به برنامه پایبند بمانید.

• آزمایش برنامه‌ی روزانه‌ی جدید

 وقتی برنامه‌ی جدید را تدوین کردید آن را آزمایش کنید. چند روزی به آن عمل کنید تا ببینید چه حسی به این برنامه دارید. آیا کارها را در زمان‌های مناسب گذاشته بودید؟ آیا چیزی از قلم افتاده بود؟ آیا چیزی را باید اصلاح می‌کردید؟

به این برنامه حداقل تا سی روز پایبند بمانید. هر کاری که خللی در برنامه ایجاد می‌کرد را اساسی بررسی کنید. آیا زمان آن در برنامه مناسب نبوده است یا این برنامه متناسب با کارهای شما نیست؟ وقتی کارها در زمان درست خود قرار گرفت در خواهید یافت که پایبند ماندن به برنامه‌ی مشخص روزانه بسیار ساده‌تر از آن است که فکر می‌کردید.

تدوین و ایجاد برنامه‌ی روزانه‌ی متناسب با نیازها در نگاه اول اتلاف وقت به نظر می‌رسد. اما به زودی در خواهید یافت که چه پاداش‌هایی از نظم و انضباط در زندگی به شما خواهد رسید. هنگامی که بازده کاری بالا می‌رود و رئیس‌تان از سروقت بودن شما خوشنود می‌شود و سردرگمی‌های صبحگاهی کاهش می‌یابد و در نهایت هم کلی وقت خالی در طول روز پیدا می‌کنید ارزش این کار برایتان روشن‌تر می‌شود.

چه چیزی از این بهتر می‌خواهید؟ البته به یاد داشته باشید که هیچ چیز قطعی نیست. گاهی تغییراتی در زندگی ایجاد می‌شود که نیاز به تغییر برنامه‌های روزانه‌ی پیشین احساس می‌شود. اما نگران نباشید شما دیگر در برنامه‌ریزی برای زندگی روزانه‌ی خود خبره شده‌اید.

کلام آخر

همه‌ی افراد موفق در جهان یک ویژگی مشترک دارند: «همه‌ی آنها برای زندگی روزانه‌ی خود برنامه‌ی مشخص دارند.» تهیه‌ی برنامه‌ی روزانه کاری پیچیده یا تخصصی نیست و برای تدوین آن صرفا به کمی وقت و انرژی نیاز است. اما فریب سادگی این کار را نخورید، گاهی نابرده رنج، گنج میسر خواهد شد! با کمی همت و ایجاد برنامه‌ی روزانه‌ی شخصی برای خود گام نخست را در مسیر طولانی موفقیت برداشته‌اید و همان‌طور که می‌دانید: «راه هزار فرسخی با گام نخست آغاز می‌شود!»