فریلنسر موفق چگونه زمان خود را مدیریت می‌کند؟

نکاتی برای مدیریت زمان فریلنسرها

امروزه احتمالا مدیریت زمان بزرگترین مانعی است که بر سر راه بیشتر فریلنسرها قرار دارد. در حقیقت هیچ رازی برای تبدیل آنی شما به فردی پربازده وجود ندارد و همه چیز به خود شما بستگی دارد. با این حال بد نیست که به دلایل بازده پایین بیندیشید و راه‌هایی برای بهبود آن پیدا کنید.

در این مطلب از بلاگ همراهتم به نکاتی اشاره می‌کنیم که در مدیریت زمان موثر است و سبب افزایش بازده کاری می‌شود.

فریلنسرها و مدیریت زمان

گاهی کار در مقام فریلنسر بسیار دشوار می‌شود، خصوصا اگر تازه‌کار باشید. شما علاوه بر آن که در حال توسعه‌ی کسب و کارتان هستید باید دنبال مشتریان جدید بگردید، امور مشتریان را اداره کنید، به آنها خدمت برسانید، صورت حساب‌ها را بپردازید، برند بسازید، شبکه‌های رسانه‌ی اجتماعی را به روز رسانی کنید و هزار کار دیگر.

به قول معروف: «هر که بارش بیش، برفش بیشتر». عقیده‌ی خشکی که درباره‌ی کار فریلنس است می‌گوید: «فریلنسرها وقت‌شان دست خودشان است»، ولی نکته این‌جاست که آنها مسئول بازده خود هستند و ثمر تلاش‌شان بزرگی عدد درآمد ماه بعدشان را تعیین می‌کند.

چطور با مدیریت زمان درست بازده خود را دو برابر کنید؟

فراگیری شیوه‌ی درست اداره‌ی زمان و کارکرد موثر منفعت بسیار دارد و امکان لذت بردن از فواید کار فریلنس را فراهم می‌کند. ثابت شده است که نکاتی که در ادامه می‌آید برای بسیاری از فریلنسرها در مدیریت زمان و افزایش بازده‌شان کارآمد بوده است.

 منظم باشید

گام نخست در مسیر کسب مهارت‌های مدیریت زمان برای فریلنسرها نظم است. ممکن است بسیاری از ایده‌ها را پیش از آن که درباره‌شان بیندیشید از یاد ببرید. احتمالا بسیاری از ایده‌هایی که در ایمیل یا بر تکه‌ای کاغذ نوشتید گم شده‌اند. راحت‌ترین راه آن است که جایی برای یادداشت کردن ایده‌ها در نظر داشته باشید.

حالا که صحبت از نظم شد یادتان نرود که محیط کارتان را هم مرتب کنید. آشفتگی را از محیط کم کنید تا تمرکز بالا برود. اگر صفحه‌ی کامپیوتر و فولدرها و فضای حافظه‌ی مجازی یا میز کارتان انباشه و شلوغ باشد زمان زیادی را برای جستجو تلف خواهید کرد، مخصوصا اگر عجله داشته باشید.

همه چیز را منظم کنید و فایل‌ها را دسته‌بندی کنید و اگر نیاز بود فضاهای کوچکتر و اختصاصی برای بخش‌های جزئی پروژه‌های بزرگ ایجاد کنید.

برنامه‌ریزی کنید و کارهای‌تان را اولویت‌بندی کنید

در زمینه‌ی مدیریت زمان اطلاع از برنامه‌ی هفته‌ی پیش‌ رو امری بسیار تعیین‌کننده است. نخستین گام برای فریلنسرها در مسیر به غلتک انداختن برنامه‌ی روزمره، ایجاد فهرست کارهای پیش رو است.

 به برنامه پایبند باشید

مجزا کردن کار و استراحت اساس ایجاد تعادل در زندگی است. اگر پیوسته و شبانه‌روز کار کنید، حتی در هنگام استراحت‌های بین کار هم آنقدر که لازم است آسایش نخواهید داشت. از این رو باید برنامه‌ای منظم برای ساعت کاری و زمان استراحت خود طراحی کنید و به آن پایبند بمانید.

برای برنامه‌ریزی ساعت‌ها و روزها و هفته‌ها و ماه‌های خود (با توجه به نیاز کاری) زمان بگذارید و همه‌ی کارهای خود را به‌طور دقیق در آن مشخص کنید. مهمترین کارها را در بالای فهرست قرار دهید و به همین ترتیب تا جزئی‌ترین کارها پیش بروید.

همچنین بسیار مهم است که پربازده‌ترین زمان کاری خود را پیدا کنید و کارهای خود را در این ساعت‌ها اجرا کنید. اگر سحرخیز نیستید، نگارش خلاقانه و کارهای فکری خود را سر صبح انجام ندهید، بگذارید مغز کاملا بیدار و هوشیار شود.

 همه‌ی تمرکز خود را بر یک کار بگذارید

معمولا وقتی مشغول کاری هستیم، ناگهان یاد کاری دیگر می‌افتیم و توجه‌مان جلب آن می‌شود. به همین دلیل توصیه می‌کنیم همواره تکه‌ی کاغذ و خودکاری دم دست داشته باشید و هر چه به ذهن‌تان می‌رسد را بر آن یادداشت کنید. کارتان را به انجام برسانید و بعد از پایان کار پیشین مشغول کار دیگر شوید.

 در هنگام کار از حواس‌پرتی‌های دیجیتالی دوری کنید

شبکه‌های اجتماعی، واتساپ، اسکایپ، ایمیل و غیره همگی اسباب حواس‌پرتی هستند و باید در هنگام کار از شرشان خلاص شد. اگر می‌توانید صدای زنگ و آلارم‌های شبکه‌های اجتماعی را قطع کنید.

از برنامه‌های خودکار (Automate) استفاده کنید

برای فریلنسرها در اینترنت انواع برنامه‌ها و نرم‌افزارهای کمک‌رسان وجود دارد. مثلا برای بسیاری از فریلنسرها نوشتن و مدیریت صورت حساب‌ها بسیار دشوار است. برنامه‌ی هوشمندانه‌ی فراوانی مانند بیلومات (Billomat) وجود دارد که مختص فریلنسرها طراحی شده است و به اجرای خودکار این فرایندها کمک می‌کند. شما می‌توانید با این برنامه علاوه بر نوشتن صورت حساب پیشنهادهای کاری ارسال، مخارج را ثبت و مشتریان و محصولات را مدیریت کنید.

«نه» بگویید

در آغاز راه کار فریلنس زمان زیادی را برای یافتن مشتری صرف می‌کنید، اما در همان زمان هم باید تصمیم بگیرید که کارهایی را قبول یا رد کنید. گاهی حتی اگر نخواهید هم باید «نه» بگویید.

واقع‌بین باشید

درک این که شما توان پذیرفتن همه‌ی پروژه‌های سر راه‌تان را ندارید بسیار اهمیت دارد. باید برخی پروژه‌ها را رد کنید تا وقت برای پذیرش پروژه‌های جذاب‌تر داشته باشید. متخصصان پیشنهاد می‌کنند که همواره یک‌چهارم برنامه‌ی کاری خود را برای اتفاقات غیر قابل پیش‌بینی در مسیر زندگی خالی بگذارید.

مدام وقت برای استراحت بگذارید

برای حفظ بازده بالا هر از گاهی باید از کار دوری کنیم. مغز ما برای کارکرد بهتر به استراحت نیاز دارد. شما که برای خود کار می‌کنید و احتمالا ساعت‌ها در تنهایی و فضای خانه هستید لذت ساعت مفرح غذا و استراحت با همکاران را نمی‌برید. اما این بهانه‌ی خوبی برای اجتناب از زنگ تفریح نیست! هر از گاهی ده دقیقه‌ای را برای پیاده‌روی بیرون بروید یا کتابی بخوانید. به هر حال حتما زمانی را برای سبک کردن بار روی دوش‌تان کنار بگذارید.

بزرگترین دشمنان بازده کاری

در زیر به بدترین دشمنان بهره‌وری که برای بیشترمان آشنا هستند اشاره می‌کنیم و توصیه‌هایی را برای مقابله با آنها ارائه می‌دهیم:

فقدان اطلاعات

بسیاری از فریلنسرها می‌گویند که نداشتن اطلاعات زمان فراوانی را هدر می‌دهد. خوشبختانه هیچ گاه به اندازه‌ی دوران حاضر جستجو و یافتن اطلاعات ساده نبوده است.

ممانعت از سپردن کار به کاردان

این امر خصوصا در فریلنسرها بسیار رایج است. از آن جا که خودتان یک‌تنه کسب و کارتان را راه انداخته‌اید و همه‌ی خرده‌کار‌ها را خودتان کردید به ایستادن بر پای خود عادت دارید. اما وقتی پروژه‌های بزرگتری به دست گرفتید، اجرای درست تک تک کارها به‌تنهایی بسیار دشوار می‌شود. از استخدام نیروی کمکی نترسید. وقتی بخشی اساسی از کار یا خرده‌کاری یا حتی حسابداری خود را به فرد یا افرادی کاردان بسپارید و سر خود را خلوت کنید می‌توانید به چشم‌اندازهای وسیع‌تر چشم بدوزید.

ترس از شکست

ترس از شکست فلج‌کننده و وحشتناک است. فرق میان ترس از عمل و اجرای کار با وجود ترس از شکست، آن است که در مورد دوم احتمال موفقیت وجود دارد. مسلم است که همیشه کارها درست از آب در نمی‌آید، ولی می‌توان از اشتباه درس گرفت و تجربه مهارت را افزایش می‌دهد.

 اولویت‌بندی اشتباه

برای بهره‌وری بالا اولویت‌بندی درست بسیار مهم است، خصوصا اگر چند پروژه‌ را به طور همزمان در دست داشته باشید. باید کاملا درباره‌ی کارهای مهم و کم‌اهمیت فکرکنید. ممکن است وسوسه شوید که خود را با کارهای پیش پا افتاده مشغول کنید. فهرستی از اولویت‌های کاری تنظیم کنید که از مهمترین کار به پیش پا افتاده‌ترین کار می‌رسد و فهرست را جلوی چشم‌تان بگذارید. به میزان لازم برای هر کار وقت تعیین کنید و به این ترتیب تمرکز را بر کارهای ضروری بگذارید.

عوامل حواس‌پرتی

حواس‌پرتی بسیار فراگیر است و همه گرفتار نوعی عامل حواس‌پرتی هستند که سبب کندی انجام گرفتن کار می‌شود. کودکان، تفریحات بیشمار، سایت‌های هوس‌انگیز یا پرنکته در اینترنت یا حیوانات خانگی همه‌گی عاملی برای پرت کردن حواسند. عوامل حواس‌پرتی لزوما بد نیستند، ولی هر چیز جای خود را دارد.

راحت‌ترین کار برای اجتناب از این عوامل پایبند بودن به برنامه‌ای منسجم و منظم است که حتی برای پرتی حواس هم وقت کنار گذاشته باشد.

و کلام آخر اینکه زمان در گذر و یکپارچه است. بسیار پیش آمده است که در حین انجام کاری که دوست داریم یا در زمان تفریح متوجه گذر زمان نشده‌‌ایم و به کارهایمان نرسیدیم. برای فریلنسرها یا کارمزدی‌ها که در محیط کاری منظم کار نمی‌کنند احتمالا غفلت از گذر زمان بسیار زیاد است. تعهد به زمان‌بندی تحویل پروژه اعتبار فریلنسر را تضمین می‌کند و به همین دلیل شرط اساسی برای موفقیت فریلنسر در مدیریت زمان نهفته است.