درست است که مدیریت یک سازمان همواره با چالش‌هایی همراه است؛ اما راه‌حل‌ها و استراتژی‌هایی هم وجود دارد که به وسیله‌ی آن می‌توان سازمان را به طور کارآمدتری اداره کرد. این مقاله به صاحبان مشاغل و مدیرانی که به دنبال راهکارهای مدیریت یک سازمان هستند، کمک می‌کند تا یاد بگیرند چگونه از این استراتژی‌ها به شیوه‌ی موثرتری استفاده کنند.
شناخت منابع در مدیریت یک سازمان
پیش از آن‌که بخواهیم در مورد راهکارهای مدیریت یک سازمان صحبت کنیم، باید توضیحی درباره‌ی منابع و انواع آن ارائه دهیم. منابعی که یک کسبوکار استفاده می‌کند را می‌توانیم به انواع مختلفی تقسیم کنیم. درواقع، مدیریت منابع فرآیند اختصاص دادن امکاناتی‌ست که یک شرکت و یا سازمان را به کارآمدترین شکل ممکن کامل می‌کند. به‌عنوان مدیر یا مالک کسبوکار، این شما هستید که باید تصمیم بگیرید چگونه از منابعی که در دسترس‌تان است به بهترین شکل ممکن استفاده کنید. در ادامه توضیح مختصری را درباره‌ی انواع منابع می‌خوانید:
- نیروی کار: نیروی کار شامل همه‌ی افرادی می‌شود که برای شما کار می‌کنند.
- مدیریت: بدون رهبر و راهنما، بسیاری از کسب‌و‌کارها در نهایت به دستاوردهای ناچیزی می‌‍‌رسند. به همین دلیل مدیریت برای بسیاری از سازمان‌ها امری ضروری است.
- تجهیزات: به تمام تجهیزات سخت‌افزاری یا نرم‌افزاری که برای انجام یک کار خاص طراحی شده است، تجهیزات می‌گویند.
- منابع مالی: منابع مالی شامل پرداخت دستمزد، خرید تجهیزات یا اجاره‌ی یک فضای کاری می‌شود.
- انرژی: در قرن بیست و یکم اداره‌ی یک کسبوکار بدون درنظر گرفتن انرژی تقریبا غیرممکن است. از بنزین خودروهای سازمانی گرفته تا هزینه‌ی آب و برق و گاز، همگی بخشی از منابع انرژی مورد نیاز سازمان شما را تشکیل می‌دهند.
این موارد تنها بخشی از منابعی هستند که بسیاری از کسب‌و‌کارها هر روز از آنها استفاده می کنند و به‌طور قطع، فهرست منابع موردنیاز سازمان به این چند مورد ختم نمی‌شود. به‌هرحال به‌خاطر داشته باشید که هر سازمانی نیازهای منحصر به فردی دارد که روی منابع موردنیازش تاثیر می‌گذارد.
این موارد تنها بخشی از منابعی هستند که بسیاری از کسب‌و‌کارها هر روز از آنها استفاده می کنند و به‌طور قطع، فهرست منابع موردنیاز سازمان به این چند مورد ختم نمی‌شود. به‌هرحال به‌خاطر داشته باشید که هر سازمانی نیازهای منحصر به فردی دارد که روی منابع موردنیازش تاثیر می‌گذارد.
راهکارهای مدیریت یک سازمان
حالا که با منابع مورد نیاز یک سازمان آشنا شدیم باید بگوییم که هر سازمانی با توجه به نیازهایش باید سراغ استراتژی‌های مشخص و منحصربه‌فردی برای مدیریت منابعش برود. با در نظر گرفتن این نکته، در ادامه راهکارهای کلی مدیریت یک سازمان را با هم مرور می‌کنیم.
برنامه ریزی منابع
برنامه‌ریزی منابع شامل شناسایی هر منبعی‌ست که برای تکمیل یک پروژه باید مورد استفاده قرار گیرد. برنامه‌ریزی منابع زمانی به بهترین شکل خود انجام می‌شود که به نظرات کارمندان خود گوش دهید. با افرادی که قرار است کار پروژه‌ی شما را انجام دهند صحبت کنید تا به‌صورت دقیق بدانید که آنها برای موفقیت‌شان به چه چیزی نیاز دارند.
با انجام این کار پیش از شروع پروژه، میتوانید مطمئن شوید که برای تیم کاری شما همه‌ی آنچه که برای انجام پروژه نیاز است، به‌صورت کامل فراهم شده است. رعایت این نکته باعث می‌شود تا مشکلات جاری پروژه کاهش پیدا کند و تیم شما، کارآمدتر عمل کند.
مدیریت احتمالات
رویدادهای غیرمنتظره‌ای که در طول اجرای پروژه رخ می‌دهند، از جدی‌ترین چالش‌های مرتبط با مدیریت منابع‌اند. با این حال با محاسبه‌ی ریسک‌های احتمالی قبل از شروع پروژه و در نظر گرفتن احتمال وقوع هر یک از ریسک‌های فردی و تیمی و تدوین یک برنامه‌ی جامع مدیریتی، می‌توان جلوی برخی از اتفاقات ناگواری که موجب غافلگیری تیم‌تان می‌شود را گرفت.
اتفاقات زیادی می‌تواند موجب کند شدن یا توقیف فعالیت‌های سازمان شود. بیماری ناگهانی کارمندان، قطع برق، اختلال در سیستم ارتباطی درون سازمان یا اعلام تعطیلات پیش‌بینی نشده توسط دولت، تنها بخشی از صدها مشکل احتمالی و البته رایجی‌ست که در تمام سازمان‌ها پیش می‌آید.
تخمین و پیش بینی
مدیران و صاحبان مشاغل علاوه بر شناسایی منابع، باید به‌صورت دقیق بدانند که به چه مقدار از هر کدام از این منابع نیاز دارند. از طرفی باید بگوییم بیشتر این اطلاعات تنها پس از تکمیل پروژه به دست می‌آیند. بنابراین لازم است که پیش از شروع کار برآورد کنید که به چه مقدار از هر منبع نیاز دارید. درست است که هیچ برآوردی صد درصد دقیق نیست، اما با ارزیابی برآوردهای گذشته می‌توان به پیش‌بینی و تخمین دقیق‌تری رسید و نیازهای سازمان را با وضوح بیشتری مشاهده کرد.
هموارسازی منابع
گاهی برخی از منابع احتیاج به تجدید شدن دارند. نیروی کاری که مدت‌ها‌ست بدون استراحت در حال کار کردن است و وظایف بسیار زیادی بر دوش اوست، به‌طور قطع به یک همکار احتیاج دارد تا بتواند برخی از مسئولیت‌ها را به او واگذار کند. بعضی اوقات پیش می‌آید که برخی دستگاه‌ها در سازمان شما از کار می‌افتند، به همین خاطر باید پیش از آن‌که دچار استهلاک شوند، به فکر جایگزین کردن‌شان باشید. در هموارسازی منابع شما باید پیش از آن‌که منابع‌تان را از دست بدهید، آنها را جایگزین و تمدید کنید.
مدیریت پویای سازمان
همان‌طور که در بالا اشاره کردیم، پیش‌بینی مقدار مورد نیاز منابع، خیلی هم دقیق نیست. با این حال در مدیریت پویای سازمانی شما باید آماده‌ی وقوع هر اتفاقی باشید تا بتوانید تیم‌تان را به درستی رهبری کنید. در مدیریت پویا به جای برنامه‌ریزی‌های سفت و سخت و غیرقابل تغییر، باید بتوانید تیم خود را برای اصلاحات کوچک آماده کنید.
تیم‌هایی که تحت مدیریت پویا عمل می‌کنند، می‌توانند خود را با شرایط در حال تغییر وفق دهند و بدون آن‌که از ابتدا با امکانات ثابت و مشخصی پیش بروند، با تغییرات کوچک و بزرگ در طول کار مقابله کنند. مدیریت یک سازمان کاری حساس و پرمخاطره است که می‌تواند در سرنوشت آن سازمان نقش مهمی داشته باشد. پس چه بهتر که با شناخت راهکارهای مدیریت به پیشرفت مجموعه‌ی سازمانی خود کمک کنید.