چطور روابط موثرتری را در محیط کار برقرار کنیم؟
برقراری ارتباط عاملی مهم در حفظ پیوند مفید در محیط کار است. با استفاده و تمرین روزانه از بین مهارت‌هایی که در زیر اشاره می‌شود می‌توانیم با همکاران و دوستان و خانواده ارتباط و همبستگی بهتری را داشته باشیم. در این مقاله از بلاگ همراهتم گونه‌های متفاوت ارتباطات، شیوه‌ی ارتباط موثر در روابط کاری و بهبود روابط در محیط کار را به بحث می‌گذاریم.
انواع روابط
در محیط کار از سبک‌های ارتباطی متفاوتی برای تعامل با همکاران بهره می‌گیریم.
این گونه‌های ارتباطی شامل موارد زیر هستند:
ارتباطات کلامی
ارتباطات کلامی ترکیبی از اصوات و حروف است که برای صحبت با افراد دیگر به کار می‌گیریم. مهارت‌های ارتباطات کلامی خوب اصلی اساسی در همه‌ی محیط‌های کاری است. برخی از عناصر ارتباطات کلامی شامل سخن گفتن با صدایی مطمئن و جسور، استفاده از فنون شنیداری هوشیارانه و اجتناب از کلمات و اصوات مکث‌انداز مانند «آره» یا «هوم» میان جملات است.
ارتباطات غیرکلامی
ارتباطات غیرکلامی گونه‌ای از ارتباط است که طی آن از کلمات و اصوات استفاده نمی‌کنیم. اداهای چهره و بدن، حالت‌های صورت، ارتباط چشمی، زبان بدن و وضعیت بدن نشانه‌های ارتباطات غیرکلامی را تشکیل می‌دهد. هنگامی که از این مهارت‌ها در گفتگو با همکاران استفاده می‌کنیم، به نشانه‌های حالت‌های آنها توجه خواهیم داشت.
ارتباطات نوشتاری
ارتباطات نوشتاری بر پیام‌های ما که صرفاً از کلمات مکتوب تشکیل شده است متکی خواهد بود. در محیط کار از انواع این گونه‌ی ارتباطاتی در قالب‌های یادداشت، گزارش و ایمیل‌ها استفاده می‌کنیم. ارتباطات نوشتاری موثر ساده و آشکار است. هنگامی که از طریق نوشتاری ارتباطات برقرار می‌کنیم، می‌توانیم هر بار بر یک نکته توجه کنیم، در پی شفافیت پیام باشیم و کلمات را ویرایش کنیم.
ارتباطات بین فردی
روابط بین فردی ارتباط چهره در چهره‌‌ای است که ممکن است بین دو نفر یا عده‌ای از افراد شکل گیرد. در این نوع ارتباط همزمان از ارتباطات کلامی و غیرکلامی استفاده می‌کنیم.
چطور ارتباطات بهتری را با همکاران شکل بدهیم؟
عادت‌های ارتباطی زیر را در محیط کار شکل بدهید تا پیام‌ها را بهتر ارسال یا دریافت کنید:
-
از ارتباطات رو در رو استفاده کنیم
ارتباطات رو در رو از ارسال ایمیل بسیار شخصی‌تر است. هنگامی که چهره در چهره ارتباط برقرار می‌کنیم، ما و همکارمان می‌توانیم مسائل را به‌صورت شکافته‌تر و سریع‌تر و حرفه‌ای‌تر بیان کنیم.
-
گوش بدهیم
هنگامی که همکارمان صحبت می‌کند بسیار مهم است که به حرف‌هایش گوش بدهیم و به گفته‌اش توجه کامل داشته باشیم. گوش سپردن ما به همکارمان نشان خواهد داد که ما واقعا به دیدگاه او اهمیت می‌دهیم. اگر درست متوجه پیام حرفهای سخنگو نشدیم، می‌توانیم محترمانه و شفاف سئوال کنیم.
-
ارتباط چشمی برقرار کنیم
می‌توانیم در همه‌ی گفتگوها با سخنگو ارتباط چشمی برقرار کنیم تا بداند که به حرف‌هایش گوش می‌دهیم و در گفتگو مشارکت داریم. ارتباط چشمی نشان می‌دهد که به سخنگو توجه کامل داریم.
-
به پیام‌های غیرکلامی توجه داشته باشیم
وقتی با همکاری گفتگوی چهره در چهره داریم باید به همه‌ی پیام‌های غیرکلامی توجه داشته باشیم. مثلا، اگر دستان همکارمان آرام و باز باشد، می‌دانیم که او آماده‌ی شنیدن است. اگر ارتباط چشمی برقرار می‌کند، مشخص است که تمرکز دارد و به حرف‌هایمان گوش می‌دهد. بسیار مهم است که در میانه‌ی گفتگوی چهره در چهره با همکاران به پیام‌های ارتباطی غیرکلامی خودمان هم آگاه باشیم. سعی کنیم در میانه‌ی گفتگو وضعیت بدنی راحتی داشته باشیم و صدای‌مان متعادل باشد و ارتباط چشمی برقرار کنیم.
-
حضور ذهنی داشته باشیم و در گفتگو مشارکت کنیم
با تمرکز بر همکاری که صحبت می‌کند و توجه نکردن به تلفن همراه و دیگر عوامل حواس‌پرتی، نشان خواهیم داد که حضور ذهن داریم و در گفتگو شرکت کرده‌ایم. اظهارات همکارمان را بپذیریم و متناسب با آن پاسخ بدهیم. در گفتگوی چهره در چهره می‌توانیم با لبخند پاسخ بدهیم و سرمان را به نشان تایید تکان دهیم و وضعیت مودبانه به بدن بدهیم و احساسات‌مان را نسبت به اظهارت سخنگو نشان دهیم.
-
در گفتگو حضور فعال داشته باشیم
در هنگام ارتباط با همکاران از فرصت‌ها استفاده کنیم و نشان دهیم که پیام را دریافته‌ایم یا سخنگو باید موضوعی را شفاف‌تر کند. هر دو نفر گفتگو باید فعالانه در مکالمه مشارکت کنند تا ارتباطات موثر رخ دهد. اگر نظرات‌مان با همکاران‌مان اختلاف دارد باید محترمانه و با در نظر گرفتن احساسات آنها نظر مخالف‌مان را ابراز کنیم. به هر حال باید صادق باشیم و مودبانه نظر خودمان را به همکاران ابراز کنیم.
-
آرام و شفاف صحبت کنیم
هنگامی که نوبت صحبت به ما رسید باید به یاد داشته باشیم که حرفهای برخورد کنیم. آرامش خودمان را حفظ کنیم و نفسی عمیق بکشیم و پیش از بیان کلمات به حرف‌هایمان فکر کنیم. همیشه دقت داشته باشیم که اگر چیزی آزارمان می‌دهد، همکاران را از آن آگاه کنیم و آنها را راهنمایی کنیم که چطور می‌توانند کمک‌مان کنند.
-
قدر زمانی را که گذاشته‌اند بدانیم
همیشه در پایان گفتگو از زمانی که همکاران گذاشته‌اند قدردانی کنیم و تشکر کنیم که برای گفتگو وقت خود را آزاد کرده‌اند. اذعان داشتن به ارزش زمان گفتگو به همکاران نشان خواهد داد که واقعا به نظرات‌شان احترام می‌گذاریم و به ایده‌هاشان دقت کرده‌ایم.
با بهبود مهارت‌های ارتباطی موثر می‌توانیم اعتماد به نفس بالاتری پیدا کنیم و شیوه‌ی ارتباطات راحت‌تر در محیط کار را فرا بگیریم. استفاده‌ی روزانه از این نکته‌های ارتباطی به ما کمک می‌کند تا کار در محیط کار روان‌تر پیش برود.
فواید استفاده از ارتباطات موثر در محیط کار چیست؟
ارتباطات موثر تاثیری اساسی بر محیط کار می‌گذارد. ارتباطات موثر بر همه از جمله کارکنان و مدیران میانی و ارشد و کل کسب و کار اثر مثبت می‌گذارد. همچنین ارتباطات موثر به دلایلی که در زیر اشاره می‌کنیم اهمیت دارد:
حل اختلافات
ارتباطات موثر برای حل اختلافات میان کارکنان در محیط کسب و کار بسیار ضروری است. هنگامی که اختلافات از میان برود می‌توانیم رو به جلو حرکت کنیم و چرخ کسب‌وکار را بچرخانیم.
افزایش بازده کاری
با وجود ارتباطات خوب بازده در محیط کار افزایش خواهد یافت. بازده ممکن است بر اثر افزایش مشارکت و تعاون کارکنان، حس همکاری میان همکاران و ارتقا ایده‌های جدید و خلاقیت بالا برود.
افزایش روحیه
روحیه‌ی تیمی بخش اساسی در کارآمدی در محیط کار است. محیط کار برای رسیدن به حداکثر کارآمدی و بازده به مشارکت همه‌ی کارکنان نیاز دارد. با وجود ارتباطات موثر صدای همه شنیده خواهد شد و همه می‌توانند با توجه به کارکرد اصلی محیط کار در پیشبرد کسب و کار مشارکت کنند. معمولا افزایش روحیه منجر به ارتقا تولید و بازده می‌شد که این امر برای کسب و کار فعال بسیار مفید است.
ارتباطات موثر میان کارکنان کسب و کار و مشتریان خارج از محیط کار بسیار مهم است و به رشد و ارتقا کسب و کار کمک شایانی می‌کند. می‌توانیم با تمرین ارتباطات شفاف‌تر و راحت‌تر و مفهوم‌تری داشته باشیم. می‌توانیم با به‌کارگیری این نکته‌ها و مهارت‌ها در محیط کار به فردی خوش‌مشرب تبدیل شویم.