پنج قانون طلایی در انتقال و تبادل پیام

توانایی تبادل پیام و ارتباط گرفتن یکی از نیرومندترین مزایای تکاملی ـاگر نگوییم نیرومندترین آنها- است که انسان در اختیار دارد. پس چرا اغلب از نیروی ارتباطات غافلیم و به‌درستی از آن بهره نمی‌بریم؟ حقیقت آن است که ارتباطات خوب را نمی‌توان دقیقا تشریح کرد، به سختی می‌توان به آن رسید و با توجه به تنوعی که در مخاطبان وجود دارد، به هر حال هر چه هم که تلاش کنیم گاهی برقراری ارتباط با بعضی افراد میسر نخواهد شد.

در ادامه‌ی این مطلب در بلاگ همراهتم به پنج قانون طلایی برای کمک به مهارت شما در انتقال و تبادل پیام اشاره می‌کنیم:

چگونه ارتباطات بهتری برقرار کنیم؟

1. مخاطب خود را بشناسیم

برای برقراری ارتباط موفق باید مخاطب خود را بشناسیم. مخاطب‌مان کیست؟ چه خواسته‌ای دارد؟ چه چیز او را برمی‌انگیزاند؟ چطور در طول مذاکره مخاطب را مدیریت کنیم؟ صرفا در این صورت است که می‌توانیم پیامی متناسب با مخاطب و شرایط را انتقال دهیم. همچنین باید بپذیریم که مخاطب ما نیز مانند سایر موجودات در حال تغییر و تکامل است. گمان نکنید که همان استراتژی‌های ارتباطی دو سال پیش همچنان امروز نیز موثر خواهد بود. از آن زمان تا اکنون دنیا به پیش رفته است و مخاطبان شما هم با دنیا تغییر کرده‌اند.

2. همه چیز به زمان‌بندی بستگی دارد

وقتی مخاطب را شناختید، گام بعدی یافتن زمان مناسب برای برقراری ارتباط با آنهاست. وقتی مخاطب آمادگی مواجهه با پیام شما را داشته باشد و مهیای برقراری ارتباط باشد، بهترین نتیجه را در ایجاد ارتباط خواهید گرفت. این امر در همه‌ی موارد، از برقراری ارتباط با همکار داخلی گرفته تا مخاطبی خارج از محیط کار، مصداق دارد.

برای مثال ارسال پیام ارتباطی الکترونیکی در صبح اول هفته فکر چندان خوبی نیست، وقتی ایمیل همه پر از پیام‌های ناگشوده است و هنوز به اصطلاح موتورشان گرم نشده. از سوی دیگر، جلسات گروهی کاری که در آن همه تمرکز کامل دارند بهترین زمان و مکان برای انتقال پیام‌های مهم است. اگر خواستید بعدازظهرها یا تعطیلات آخر هفته پیامی را ارسال کنید، خوب درباره‌ی آن فکر کنید. اگر پیامی را در این موقعیت‌های زمانی می‌فرستید، درباره‌ی محتوای پیامی که به مخاطب انتقال می‌دهید محتاط باشید. اگر امکانش را داشتید، این پیام‌ها را ذخیره کنید و بعد از یازده صبح اول هفته یا در روز بعد از تعطیلات برایشان بفرستید.

3. آن چه مخاطب میل دارد بشنود مهم‌تر از سخن شماست

بیشتر اوقات در هنگام انتقال پیام یا برقراری ارتباط گفته می‌شود که: «واقعا لازم است که این موضوع را با اعضای گروه / مشتریان / مدیران / تهیه کننده (یا هر شخصی که مد نظر است) در میان بگذارم.» مسلما چنین است. ولی چالش اصلی آن است که در نظر داشته باشیم که اعضای گروه / مشتریان / مدیران / تهیه کننده (یا هر شخصی که مورد نظر است) لزوما با آغوش باز به استقبال پیام شما نخواهد رفت، حتی اگر مطمئن بودید که آنها مخاطب شما هستند، زمان مناسب را برای انتقال پیام انتخاب کنید.

اگر بخواهید مخاطب آن طور که میل دارید به ارتباط شما واکنش نشان دهد، باید محتوا و لحن پیام را طوری انتخاب کنید که مطابق طبع آنها باشد. بهترین نقطه برای شروع استفاده از عبارت «سپاسگزارم» است. برای مثال ایمیلی را ننویسید که می‌گوید: «می‌دانم که سرتان شلوغ است، ولی لطفا وقت بگذارید و برگه‌ی ساعات کاری خود را پر کنید، مدیر مالی مدام برایم ایمیل‌های مزخرف می‌فرستد و کلافه‌ام کرده است». در عوض می‌توانید بنویسید: «از تلاش فراوان شما سپاسگزارم. کاملا قدردان زمان بسیاری که صرف به پایان رسانیدن این پروژه کردید، هستم. اما امکان دارد درخواست کوچکی از شما داشته باشم؟ می‌توانید لطف کنید و پنج دقیقه وقت از برنامه‌ی شلوغ‌تان را در این هفته به پر کردن برگه‌ی ساعات کاری اختصاص بدهید؟ زحمات شما را به گوش مدیر مالی و گروه مدیران می‌رسانم».

4. تبادل پیام را با انتشار اشتباه نگیرید

جرج برنارد شاو نمایشنامه‌نویس در جایی گفته بود: «بزرگ‌ترین مشکل در مورد تبادل پیام آن است که اساسا فکر می‌کنیم مبادله‌ای صورت می‌گیرد!». او حق داشت. تا به حال چند گفتگو در محیط کار و زندگی داشته‌اید که با این عبارت شروع شده باشد: «من به آنها گفته بودم که…»؟ فراموش نکنید که ارتباطات واقعی مسیری دوطرفه دارد. ارتباط مبادله‌ای است که با واکنش و بازخورد طرف مقابل تکمیل می‌شود. بنابراین دوباره به مثال برگه‌ی ساعات کاری باز می‌گردیم، می‌توانید در ادامه‌ی نظرات‌تان اضافه کنید: «اگر مشکلی در پر کردن برگه‌ی ساعات کاری دارید، یا اساسا هر گونه مشکلی در پروژه برایتان پیش آمده است، لطفا من را در جریان بگذارید، قول می‌دهم همه‌ی تلاشم را برای رفع آن بکنم.»

5. غرورتان را بیرون در بگذارید

اگر تلاش‌تان برای برقراری ارتباط با شکست مواجه شده است، تقصیر را بر گردن مخاطب نیندازید، ایراد را در خودتان بجویید. در واقع شما پیام‌تان را به گونه‌ای که به گوش مخاطب خوش بیاید انتقال نداده‌اید یا زمان برقراری ارتباط مناسب نبوده است. به این فکر کنید که مشکل در کجا بوده است تا بتوانید دفعه‌ی بعد بهتر عمل کنید و دیگر ذهن خود را درگیر نگه ندارید.

ارتباطات امری غیرقابل پیش‌بینی است و هیچ کس نمی‌تواند همیشه در این کار موفق عمل کند. حداکثر تلاش خود را برای برقراری ارتباط خوب بکنید و متوجه خواهید شد که مخاطب قدر تلاش شما را خواهد دانست.

سبک‌های ارتباطی گوناگونی وجود دارد که در موقعیت‌های متفاوت و برای مخاطب گوناگون می‌توان از آنها استفاده کرد. هر چه از لحاظ ذهنی با شیوه‌های گوناگون ارتباطی آشناتر باشیم می‌توانیم در موارد متفاوت و با مخاطبان بیشتری ارتباط سالم و خوب برقرار کنیم و ارتباطات خوب یکی از اساسی‌ترین نیازمندی‌ها برای موفقیت است.