همه‌ی ما در طول روز در حال برقراری ارتباط حضوری و غیرحضوری با دیگرانیم، اما چه مقدار از پیام ما به مخاطب همان‌طور که می‌خواهیم می‌رسد؟ برای برقراری یک ارتباط مؤثر لازم است که پیام ما، واضح و کامل باشد. به همین خاطر باید مهارت‌های تبادل اطلاعات را بیاموزیم. در این مقاله نحوه‌ی ارتباط موثر را تعریف می‌کنیم، از آن می‌گوییم و راه‌هایی برای بهبود مهارت ارتباط موثر ارائه می‌دهیم.
ارتباط موثر چیست؟
ارتباط به اشکال مختلفی از جمله کلامی و غیرکلامی، نوشتاری، دیداری و شنیداری رخ می‌دهد. ارتباط موثر فرآیند تبادل ایده‌ها، افکار، نظرات، دانش و داده‌ها است به طوری که پیام هدفمند باشد و کاملا درک شود. وقتی به طور موثر ارتباط برقرار می‌کنیم، هم فرستنده و هم گیرنده احساس رضایت می‌کنند.
بر اساس یک مطالعه در شرکت‌های مورد بررسی در ایالات متحده و بریتانیا با حداقل 100 هزار کارمند به طور متوسط 62.4 میلیون دلار در سال به دلیل ارتباطات ضعیف از دست می‌رود. از طرفی شرکت‌هایی که توسط ارتباط‌دهنده‌های مؤثر مدیریت می‌شوند، نزدیک به 50 درصد بازدهی بیشتری به سایر شرکت‌ها دارند.
مزایای ارتباط موثر
مزایای یک ارتباط صحیح را می‌توان در محل کار، محیط آموزشی و زندگی شخصی خود مشاهده کرد. یادگیری نحوه‌ی برقراری ارتباط خوب می‌تواند در هر یک از این زمینه ها مفید باشد:
در محل کار، ارتباط موثر می‌تواند به شما کمک کند:
- کارکنان خود را مدیریت کنید و تیمی کارآمد بسازید
- سازمان خود را با سرعت بیشتری رشد دهید و کارکنان خود را حفظ کنید
- از افزایش خلاقیت و نوآوری بهره‌مند شوید
- روابط قوی ایجاد کنید و فرصت‌های بیشتری را برای رشد و توسعه‌ی خود یا سازمان‌تان جذب کنید
در زندگی شخصی شما، ارتباط موثر می‌تواند منجر به موارد زیر شود:
- بهبود سلامت اجتماعی، عاطفی و روانی
- ارتباطات موجود عمیق‌تر
- اعتماد و شفافیت
- مهارت‌های حل مسئله و حل تعارض بهتر
چگونه مهارت های ارتباطی خود را تقویت کنیم؟
ارتباط را می‌توان مانند هر مهارت دیگری، با تمرین کردن بهبود ببخشید. در ادامه چند راهکار برای شروع تمرین بهبود مهارت‌های ارتباطی خود، چه در خانه و چه در محل کار را با هم می‌خوانیم:
-
مخاطبان خود را بشناسید
فرقی نمی‌کند با چه کسی در ارتباط هستید. مطمئن شوید که مخاطب خود را به‌خوبی می‌شناسید. شاید کسانی که قصد دارید با آنها ارتباط برقرار کنید، با کسانی که واقعاً پیام‌های شما را دریافت می‌کنند متفاوت باشند. شناخت مخاطبان‌تان می‌تواند کلید انتقال پیام‌های مناسب شما باشد.
سن، نژاد، قومیت، جنسیت، وضعیت تاهل، درآمد، سطح تحصیلات، دانش موضوعی و تجربه‌ی حرفهای آنها می‌تواند بر نحوه‌ی دریافت پیام شما تأثیر بگذارد. برای مثال اگر در حال تبلیغ یک رستوران فست‌فود هستید، ممکن است بخواهید پیام خود را به مخاطبانی برسانید که گرسنه هستند. این تبلیغ می‌تواند از طریق یک بیلبورد در کنار یک بزرگراه شلوغ باشد که یک همبرگر غول پیکر را نشان می‌دهد. بیلبورد شما به رانندگان اطلاع می‌دهد که نزدیک‌ترین رستوران در دو کیلومتری شماست.
-
گوش دادن فعال را تمرین کنید
گوش دادن فعال تمرینی‌ست که در یک تبادل ارتباطی، تمام توجه شما را می‌طلبد. برخی از تکنیک‌های گوش دادن فعال عبارتند از توجه به زبان بدن، دادن نشانه‌های کلامی تاییدکننده، پرسیدن سوال و تمرین قضاوت نکردن. قبل از اینکه ارتباطی برقرار کنید، حتماً ویژگی مخاطبان خود را در نظر بگیرید و سعی کنید به خوبی حرف‌های‌شان را گوش دهید تا به عمق حرف‌های‌شان برسید. به این ترتیب می‌توانید ارتباطات خود را به عنوان یک مشاور، مددکار اجتماعی، بازاریاب، استاد، همکار یا دوست بهبود بخشید.
اگر شما یک استاد هستید، خوب است از فرم‌های نظرخواهی در پایان ترم استفاده کنید. به همین ترتیب دانشجویان شما هم این فرصت را پیدا می‌کنند تا نظرات‌شان را مطرح کنند. اگر شما والدین فرزندی هستید، شاید با فرزندتان در مورد اتمام تکالیفش اختلاف داشته باشید، اما اگر با او ارتباط موثری داشته باشید، ممکن است او خیلی مسائل را از بی‌انگیزگی در انجام تکالیفش برای شما بازگو کند.
پس فرقی نمی‌کند مخاطب شما در چه جایگاهی‌ست. همین که گوش شنوایی برای حرفهای او باشید، ارتباط شما قوی‌تر و پایدارتر خواهد شد. به‌علاوه شما هم به هدف اصلی خود می‌رسید.
-
تا می‌توانید پیام خود را واضح بیان کنید
برای اینکه بتوانید منظور خود را برسانید لازم است که پیام‌تان شفاف و به‌دور از ابهام باشد. سعی کنید کنایه نزنید و با وضوح آنچه که در ذهن‌تان است بیان کنید. شرایط مخاطب را بسنجید و پیام‌تان را طبق وضعیت او منتقل کنید. لحن‌تان را با منظورتان هماهنگ کنید تا بهترین نتیجه را از ارتباط خود بگیرید. محترمانه برخورد کنید و بی‌احترامی را با رک‌گویی اشتباه نگیرید.
در انتقال پیام دقت کنید که حوصله‌ی مخاطب را سر نبرید. تا می‌توانید خلاصه‌گویی کنید تا مخاطب با کمال میل به حرف‌های‌تان گوش دهد. برای برقراری ارتباط به گونه‌ای آماده شوید که بیشتر این ویژگی‌ها در کلام‌تان باشد.
-
از رسانه یا پلتفرم مناسب استفاده کنید
استفاده از رسانه یا بستر مناسب برای برقراری ارتباط غیرحضوری بسیار مهم است. ارتباط مؤثر مستلزم این است که در نظر داشته باشید که آیا نیاز به ملاقات حضوری دارید یا مثلا یک تماس یا پیام نوشتاری کافی‌ست. آیا لازم است پیام خود را به طور رسمی و از طریق ایمیل ارسال کنید یا تنها یک پیام کوتاه اینترنتی کافی‌ست. اگر با یکی از دوستان‌تان تماس دارید، ترجیح می‌دهید با تلفن صحبت کنید یا از طریق تماس تصویری؟ هر چیزی که انتخاب می‌کنید باید برای شما مخاطب و موقعیت‌تان مناسب باشد.
با در نظر گرفتن مخاطبان خود، تمرین گوش دادن فعال، شفاف‌سازی ارتباطات خود و انتخاب رسانه یا محیط مناسب برای انتقال پیام، می‌توانید ارتباط موثری برقرار کنید.
با مطالعه و بررسی دقیق ارتباطات افراد موفق می‌توانید هزاران نکته برای ایجاد ارتباط موثر پیدا کنید. ارتباطات چیزی نیست که بتوان آن را به‌طور تمام و‌کمال یاد گرفت. مطمئن باشید هرچه بیشتر بدانید باز هم کم است.