آیا شما هم در طول روز احساس می‌کنید که زمان کافی برای انجام کارهای خود ندارید و مدام دچار استرس می‌شوید؟ پس چرا بعضی اوقات به نظر می‌رسد برخی افراد زمان کافی برای انجام هر کاری دارند؟ شاید دلیل آن این است که اجازه می‌دهیم زمان ما را کنترل کند، به جای اینکه ما کنترل زمان را به دست بگیریم. پس برای اینکه بتوانیم کنترل زمان را به دست بگیریم، در این مقاله قصد داریم مهارت‌های مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری را بررسی کنیم.
مهارت مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان تکنیکی برای استفاده‌ی موثر و کارآمد از زمان است. این مفهوم به معنای سازماندهی و برنامه‌ریزی در نحوه‌ی تقسیم زمان خود بین وظایف مختلف‌مان است. با مهارت‌های اصولی مدیریت زمان، فرصت آن را خواهید داشت تا هر کاری را که نیاز دارید بدون استرس انجام دهید.
به علاوه قادر هستید به طور سازنده کار کنید و زمان خود را اولویت‌بندی کنید تا ابتدا کارهای ضروری یا مهم را انجام دهید و در عین حال کارهایی را که برای‌تان فوری نیستند، اما همچنان مهم هستند را هم دنبال کنید. بنابراین می‌توانید زمان و انرژی خود را روی چیزهایی متمرکز کنید که بیشترین اهمیت را دارند. در نهایت برای افزایش بهره‌وری خود، هوشمندانه‌تر کار خواهید کرد، نه لزوما سخت‌تر.
اهمیت مدیریت زمان
یادگیری مهارت‌های مدیریت زمان برای هر کسی ضروری‌ست زیرا به ما کمک می‌کند از زمان خود درست استفاده کنیم و از اتلاف وقت جلوگیری کنیم. زمانی که مسئول نحوه‌ی استفاده از زمان خود هستیم، متمرکزتر و سازنده‌تر می‌شویم. اگر بتوانید زمان خود را به بهترین شکل ممکن برنامه‌ریزی کنید، از مزایای زیادی بهره‌مند خواهید شد:
- استرس یا اضطراب کمتر
- تعادل بین کار و زندگی شخصی
- افزایش تمرکز
- سطوح بالاتر بهره‌وری
- وقت آزاد بیشتر
- انجام ساده‌تر کارها
- حواس پرتی کمتر
- انرژی و انگیزه‌ی بیشتر
9 مهارت برتر مدیریت زمان
مدیریت کردن زمان با مجموعه‌ای از مهارت‌ها شروع می‌شود. اگر مهارت‌های کافی در این زمینه نداشته باشید، نمی‌توانید زمان خود را بهتر مدیریت کنید. ایجاد این مهارت‌ها زمان‌بر است و سرعت یادگیری آنها از فردی به فرد دیگر متفاوت خواهد بود. با این حال پیدا کردن راهکارهایی که با ویژگی‌های شخصیتی شما همسو باشد، بسیار مهم است.
-
1. برنامه ریزی کنید
مدیریت زمان به صورت موثر تصادفی به دست نمی‌آید. برنامه‌ای تنظیم کنید و آن را با جدیت دنبال کنید. یک برنامه‌ی روزانه یا هفتگی تنظیم کنید که وظایف و تعهدات شما در آن مشخص باشد. زمان مورد نیاز برای هر کاری را تخمین بزنید و بازه‌های زمانی خاصی را تعیین کنید. برای حفظ سازماندهی زمانی و تمرکز خود، تلاش آگاهانه‌ای داشته باشید که تا حد امکان به برنامه‌ی خود پایبند باشید.
ترتیب وظایف، مدیریت جلسه‌ها، برنامه‌ها و پروژه‌ها موضوعات مهمی هستند که در برنامه‌ریزی‌های خود باید به آنها توجه داشته باشید. برای مدیریت قرار ملاقات‌ها، مهلت‌ها و تاریخ‌های مهم خود حتما از یک تقویم استفاده کنید. فرقی نمی‌کند که تقویم سنتی باشد یا دیجیتال، همین که شما را پایبند به برنامه‌تان کند کافی‌ست. زمان مشخصی را به فعالیت‌های مختلف از جمله کار، استراحت و کارهای شخصی اختصاص دهید. به طور منظم تقویم خود را مرور کنید تا از برنامه عقب نمانید.
-
2. به جای فهرست کارها، یک فهرست اولویت‌بندی تنظیم کنید
به کارها و وظایف خود خوب فکر کنید و حیاتی‌ترین آنها را اولویت‌بندی کنید. سعی کنید تنها یک لیست کاری تنظیم نکنید، درعوض فهرستی از وظایف خود را بر اساس اولویت آنها درست کنید. این کار شما به ایجاد حس موفقیت و انگیزه‌ی شما کمک می‌کند.
بهترین راه برای توسعه‌ی مهارت مدیریت زمان، استفاده از اپلیکیشن‌های برنامه‌ریزی‌ست. تعیین کنید که کدام یک از وظایف مهمتر هستند و نیاز به توجه فوری دارند. اولویت‌بندی به شما کمک می‌کند تا روی فعالیت‌های با ارزش خود تمرکز کنید و از غرق شدن در کارهای کم‌اهمیت‌تر جلوگیری می‌کند.
-
3. زود شروع کنید
سحرخیز باشید تا از روز خود نهایت استفاده را ببرید. اکثر افراد موفق صبح زود از خواب بیدار می‌شوند و قبل از رفتن به محل کار، ورزش می‌کنند. اگر روز خود را زود شروع کنید، زمان زیادی برای فکر کردن و برنامه‌ریزی خواهید داشت. به علاوه در اوایل صبح، ذهن شما بازتر، آرام‌تر و خلاق‌تر است. بنابراین در ابتدای روز هرچه که برای بهره‌وری از ذهن‌تان لازم است، در اختیار دارید.
-
4. هر کار را به چند بخش تقسیم کنید
کارهای بزرگ خود را به چند قسمت کوچکتر تقسیم کنید. برای رسیدن به هدف‌تان باید تلاش کنید که از پس هدف‌های کوچک‌تان برآیید. اهداف بلند‌مدت و کوتاه‌مدت تعیین کنید. اهداف بلند‌مدت خود را به وضوح تعریف کنید و آنها را به اهداف کوتاه‌مدت کوچکتر و قابل اجرا تقسیم کنید. داشتن اهداف مشخص موجب ایجاد انگیزه خواهد شد.
-
5. تصمیم‌گیری را تمرین کنید
تفاوت واقعی افراد موفق با دیگران، درچگونگی تصمیم‌گیری آنها درمورد زمان‌بندی روزانه‌ی خود است. برای تک تک لحظه‌های روز خود یک برنامه‌ی حرفه‌ای بریزید. زمانی که در اختیارتان است، مثل پول شماست. این شما هستید که تصمیم می‌گیرید آن را چطور خرج کنید.
-
6. وظایف را محول کنید
محول کردن وظایف به معنای مدیریت صحیح است. یکی از مهمترین مهارت‌های مدیریت زمان واگذاری کارهای به زیردستان است. البته بسته به مهارت‌ها و توانایی‌های آنها، این کار موجب می‌شود زمان بیشتری داشته باشید و برای کارهایی که فقط خودتان از پس‌شان برمی‌آیید، فرصت کافی داشته باشید. تا جایی که می‌توانید وظایف را به دیگران محول کنید. وظایفی که توسط اشخاص دیگر هم به سرانجام می‌رسد را شناسایی کنید و در زمان مناسب به دیگران محول کنید.
-
7. برای خود مهلت تعیین کنید
ضرب الاجل‌های واقع بینانه برای تکمیل کارهای خود تعیین کنید و به آنها پایبند باشید. سعی کنید قبل از اینکه کارهای دیگر زمان‌بندی شما را خراب کند، با پیش‌بینی‌شان، برای آنها هم مهلت زمانی مشخص کنید. اگر برای کاری مهلت تعیین می‌کنید، باید به آن پایبند باشید. سعی کنید همیشه زودتر از مهلت تعیین شده کارتان را تمام کنید. وقتی زودتر به نتیجه برسید، اعتماد به نفس‌تان تقویت می‌شود و در کارهای دیگر هم مصمم‌تر عمل می‌کنید.
-
8. حواس‌تان به زمانی باشد که از مسیر خارج می‌شوید
به تعویق انداختن کارها روی بهره‌وری شما تأثیر منفی می‌گذارد و باعث اتلاف وقت و انرژی می‌شود. همه‌ی ما زمانی که خسته می‌شویم یا احساس بی‌حوصلگی می‌کنیم، تمایل داریم کارهای‌مان را به تعویق بیندازیم. وظایف چالش برانگیز را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید تا بیشتر درگیر کارها باشید و در مسیر خود بمانید.
-
9. یاد بگیرید که برای خود مرز تعیین کنید و نه بگویید
زمان گرانبهاترین دارایی شماست و مهارت مدیریت زمان یعنی اینکه با «نه» گفتن به کارهایی که اولویت شما نیستند روی کارهای مهمتر تمرکز کنید. نه گفتن به موقع باعث صرفه‌جویی در وقت برای به سرانجام رساندن کارها می‌شود. تلاش کنید که برای خود حد و مرز تعیین کنید، تا در نهایت بیشتر از توان‌تان کار نکنید.
یاد بگیرید به کارها یا فعالیت‌هایی که با اولویت ها یا اهداف شما همسو نیستند نه بگویید. برای جلوگیری از هدررفت زمان، مرزهای مشخصی را با دیگران تعیین کنید. با به حداقل رساندن فعالیت‌هایی که موجب اتلاف وقت می‌شوند، می‌توانید مهارت مدیریت زمان داشته باشید.
به یاد داشته باشید، بهبود مهارت مدیریت زمان یک فرآیند مداوم است که نیاز به انضباط و تعهد دارد. با اجرای مداوم این راهکارهای ساده، می‌توانید خیلی ساده به اهداف خود برسید. در کنار این راهکارها، زمانی را برای استراحت و تفریح در نظر بگیرید. زمان و چگونگی استراحت شما به کاری بستگی دارد که در حال انجام آن هستید. اگر کار شما فیزیکی‌ست، سعی کنید یک تفریح فکری-ذهنی داشته باشید و اگر کارتان فکری‌ست، از تفریحات فیزیکی لذت ببرید.