تکنولوژی میتواند بهترین دوست یا بدترین دشمن شما باشد. در حالی که با شتاب به قرن بیست و یکم پا گذاشته ایم و از همه سمت بمباران اطلاعاتی می شویم، بسیاری از اشخاصی در زندگی شخصی و تجاری خود نیازی مبرم، و اگر نگوییم وسواس گونه، به برقراری ارتباط با دیگران احساس می کنند.
شما امکان انتخاب دارید
همزمان با این تحولات، بسیاری از تلاشگران و اشخاص به شدت مولد و کارآمد در عرصه تکنولوژی ارتباطات، مقهور تکنولوژی نشده اند. به نظر میرسد کنترل زندگی خود را در دست دارند.
شما هم برای حفظ آرامش خود و برای اینکه ذهن روشن داشته باشید و بتوانید در بهترین شرایط خود ظاهر شوید، باید به طور منظم از تكنولوژی و ابزار ارتباطی فاصله بگیرید و بدانید اگر دقت نکنید، تحت تاثیر این رسانه های ارتباطی فلج می شوید.
معتاد نشوید
چندی پیش در واشنگتن، در اتاقی پر از مقامات و مدیران ناهار می خوردم. قبل از صرف ناهار، یکی از جای خود بلند شد و نیایشی کرد. همه سرشان را به حالت تعظیم فرود آوردند و صرف ناهار شروع شد.
اما به نظر می رسید چهار یا پنج نفر در مجلس به شدت تحت تاثیر نیایش قرار گرفتند زیرا سرهایشان را به پایین خم کرده و دست هایشان را روی دامانشان گذاشته بودند.
اما معلوم شد که نیایش نمی کردند بلکه با تلفن های خود مشغول به کار بودند. نامه الکترونیکی میفرستادند و دریافت میکردند، مانند نوجوان های هیجانزده بازی های کامپیوتری می کردند. آنها در دنیای پیرامون خود گم شده بودند. با اشخاص حاضر در همان اتاق پیام رد و بدل می کردند. آنها اسیر دام فناوری بودند. در اقیانوس مبادله اطلاعات غوطه ور بودند.
تکنولوژی دوست شماست
هدف تکنولوژی نوین تا حدود زیاد افزودن بر سرعت، کارآیی و دقت در انتقال انواع اطلاعات است. تکنولوژی ابزاری در اختیار ماست تا بر کیفیت زندگی خود بیفزاییم و بتوانیم وظایف خود را بهتر انجام بدهیم و با اشخاص مهم دنیایمان سریع تر ارتباط برقرار کنیم.
اما استفاده از فناوری ارتباطی می تواند خیلی زود تبدیل به یک اعتیاد شوید. قبل از اینکه همه چیز از کنترل خارج شود، این اعتیاد را متوقف سازید.
زمان خود را باز پس بگیرید
یکی از مراجعان من که روزانه ساعت زیادی از اوقات خود را صرف کامپیوتر می کرد، شمار کمتری از کارهای مهم و ضروری اش انجام می شدند. استرسی ناشی از این کارهای انجام نشده روی شخصیت، سلامتی و خواب او تاثیر گذاشته بودند.
قانون 80 به 20 را به او یادآور شدیم. 80 درصد نامه های دریافتی هیچ ارزشی نداشتند و باید حذف می شدند و از جمع 20 درصد باقی مانده تنها 4 درصد به شکلی مهم بودند که باید در ارتباط با آنها اقدامی صورت می گرفت.
بدین گونه،با حذف نامه هایی که هیچ ارزشی نداشتند او این فرصت را پیدا می کرد که به همه ی کارهای مهم و ضروری خود برسد.
استاندارد کردن و واگذار نمودن
مراجع من معتقد بود کسی جز او نمی تواند به نامه ها رسیدگی کند و به طور صحیح جواب نامه ها را بدهد، اما در میان شگفتی او، منشی دفترش ظرف مدت 2 سال در موقعیتی قرار گرفت که هر روز صبح 80 درصد نامه های دریافتی را که فاقد ارزش بودند حذف می کرد و بعد نامه هایی را که احتیاج به جواب او داشتند در پرونده دیگری قرار می داد.
با این روش او هفته ای بیست و سه ساعت در اوقات خود صرفه جویی می کند و می تواند از این فرصت برای انجان دادن کارهای مهم تر استفاده کند.
تن به بندگی ندهید
یکی از روزنامه نگاران مجله فورچون اخیرا نوشت وقتی بعد از دو هفته مرخصی به دفترش بازگشت، متوجه شد که ۷۰۰ نامه الکترونیکی برای او رسیده است. جواب دادن به این نامه ها یک هفته وقت او را می گرفت. او برای اولین بار طی زندگی اش نفس راحتی کشید، دکمه «حذف» را فشار داد و آن ۷۰۰ تا نامه را برای همیشه پاک کرد. با این اقدام، فرصتی به دستاورد که کارهای مهمی را که باید انجام می شدند، انجام دهد.
خدمتگزار، نه ارباب
برای اینکه بتوانید روی آن معدود کار هایی که بیشترین تأثیر را بر شما یا زندگی شخصی شما می گذارند متمرکز شوید، باید تکنولوژی را نه به عنوان ارباب، بلکه به عنوان خدمتگزار خود در نظر بگیرید. تکنولوژی برای کمک به شماست، نه اینکه شما را از کارهایی که دارید باز بدارد. هدف تکنولوژی این است که زندگی شما را هموارتر کند، نه اینکه بر پیچیدگی، ابهام و استرس آن بیفزاید.
یکی از بهترین روش های برخورد با تکنولوژی این است که آن را خاموش نگه دارید.
تماس پیوسته ضرورت ندارد
به خاطر داشته باشید، وقتی یک روز، یک هفته، یا یک ماه به مرخصی می روید و از دستگاه های ارتباطی فاصله می گیرید، هیچ اتفاقی نمی افتد.
شما با دنیا در تماس باشید یا نباشید، کار آن قوام می گیرد. مسائل حل می شوند. جواب ها به دست می آیند، کارها انجام می شوند و زندگی جریان عادی خود را طی می کند. به ندرت کارهایی پیدا می شوند که انجام دادنشان از اضطرار برخوردار باشد.
کار را به اجزای کوچک تری تقسیم کنید
یکی از دلایل عمده به بعد موکول کردن انجام دادن کارهای بزرگ و مهم این است که این کارها بسیار عظیم و هولناک به نظر میرسند.
یکی از روش های تقسیم کارهای بزرگ به کارهای کوچکتر روش «برش سالامی» است . به کمک این روش جزئیات انجام دادن کار را در نظر می گیرید و بعد تصمیم می گیرید که در هر زمان و لحظه جزئی از آن کار را انجام بدهید.درست مانند آنکه یک سالامی بزرگ را برش می دهید و هر تکه را لقمه لقمه می خورید.
به لحاظ روانی، وقتی کاری را به اجزا کوچکتری تقسیم می کنید،به راحتی بیشتری می توانید آن را انجام دهید و این در حالی است که پرداختن در آن واحد به یک کار بزرگ بسیار دشوار است.
میل تمام کردن کار را در خود ایجاد کنید
هر کس در درون خود میل به انجان دادن و تکمیل کردن دارد.به این معنی که وقتی کاری را تمام می کنید، به احساس رضایت خاطر از خود می رسید. این احساس رضایت سبب می شود که با انجام دادن و تکمیل کردن هر بخش از کار، بخش بعدی را شروع کنید و سرانجام به رضایت خاطر برسید.
وقتی جزء کوچکی از کار را شروع کرده و به اتمام می رسانید، انگیزه ای پیدا می کنید تا جزء بعدی را شروع کنید.
هر قدم کوچکی که بردارید به شما انرژی می دهد، و این گونه در شرایطی قرار می گیرید که همه کار را تمام کنید.
روش پنیر سوئیسی
روش پنیر سوئیسی در زمینه کار کردن است. در این روش سوراخی در کار ایجاد می کنید، درست مانند سوراخی که در یک نقطه پنیر سوئیسی وجود دارد.
موضوع به این قرار است که پنج تا ده دقیقه روی پروژه ای کار می کنید و بعد آن را رها می سازید و کار دیگری صورت می دهید. به عبارت دیگر، یک گاز به قورباغه می زنید و بعد استراحت می کنید و یا به سر وقت کار دیگری می روید.
پس از آنکه کارتان را شروع کردید، به احساسی از رضایت و خوشنودی دست پیدا می کنید.انرژی می گیرید و به هیجان می آیید. انگیزه ای درونی پیدا می کنید و تشویق می شوید تا آنقدر به کارتان ادامه دهید که آن را به انتها برسانید.
برای هر کاری زمانی در نظر بگیرید
راهکار در نظر گرفتن فرصت زیاد برای انجام دادن کارها مستلزم آن است که با خود عهد کنید در زمان های تعیین شده روی کارهای بزرگ کار کنید.
بخش اعظم کارهای مهمی که انجام می دهید نیازمند زمان بی وقفه طولانی است. این می تواند به کار و زندگی شما کمک فراوان بکند.
زمان هر کار را در نظر بگیرید
کلید موفقیت در شیوه کار کردن در فواصل زمانی مشخص، این است که روز خود را از قبل برنامه ریزی کنید و برای هر بخش از کار زمانی در نظر بگیرید.
با خودتان درباره تخصیص زمانی به هر کار به توافق برسید و بعد به نظم و ترتیب تن دهید و طبق برنامه رفتار کنید.
از برنامه ریزی زمان استفاده کنید
برنامه ریزی روز و مشخص کردن ساعت ها و دقایق مربوط به کار به شما این امکان را می دهد تا فرصتی را برای انجام دادن کارهای متمرکز فراهم آورید.
به دقایق توجه کنید
یکی از کلید های رسیدن به عملکرد و تولید سطح بالا این است که روی هر دقیق از اوقات خود حساب باز کنید.
وظیفه شما در کار مدیریت زمان این است که برای تمام کارهای اصولی خود وقت و فرصتی مشخص در نظر بگیرید و همه کارهایتان را طبق برنامه انجام بدهید.
احساس اضطرار کنید
احتمالا مهمترین ویژگی مردان و زنان موفق در کار،عمل گرا بودن آنها است.
موفق ها زمانی را صرف فکر کردن، برنامه ریزی و تعیین اولویت ها می کنند و بعد از آن به سرعت به سوی هدف هایشان به حرکت در می آیند. در کارشان استمرار دارند، پیوسته و با دوام کار می کنند و در زمانی که اشخاص متوسط صرف معاشرت، اتلاف وقت می کنند، کار فراوانی صورت می دهند.
در جریان قرار بگیرید
وقتی روی کارهای پر ارزش تلاش می کنید و در کارتان استمرار و مداومت دارید، در یک حالت ذهنی موسوم به «جاری شدن» قرار دارید.
در حالت جاری بودن که بیشترین عملکرد و بهره وری اشخاص را رقم می زند، اتفاقی در حد معجزه روی می دهدو ذهن و احساسات در شرایط مطلوب قرار می گیرد.
در حالت جاری بودن که قرن ها درباره اش بحث شده، با روشنی، خلاقیت و صلاحیت بیشتری کار می کنید. آگاه تر و حساس تر هستید. به هم وابسته بودن اشخاص و شرایط پیرامون خود را می بینید. اغلب اوقات به بینش و فراست قابل ملاحظه ای می رسید و این به شما این امکان را می دهد که با سرعت بیشتری به جلو حرکت کنید.
به عملکرد عالی برسید
یکی از راه های قرار گرفتن در حالت جاری بودن، «احساس اضطرار کردن» است و این میل و انگیزه هرچه زودتر دست به کار شدن و به سرعت کار را تمام کردن است. این انگیزه درونی آن بی قراری است که شما را به ادامه حرکت تشویق می کند. احساس اضطرار کردن مثل مسابقه دادن با خویشتن است.
تحرکی ایجاد کنید
وقتی عمل گرا می شوید، «اصل تکانه» موفقیت را فعال می سازد.
بر اساس این اصل،گرچه ممکن است انرژی فوق العاده ای برای غلبه بر بی حالی در شروع کار احتیاج داشته باشید، ولی وقتی شروع کردید، نیاز چندانی به این انرژی نخواهید داشت.
احساس اضطرار کردن شما را در خط سریع به حرکت در می آورد. هرچه سریع تر حرکت کنید و کار بیشتری صورت دهید، عزت نفس بیشتری پیدا می کنید، احترام به خود در شما افزایش می یابد و به احساسی از غرور و افتخار می رسید.
همین حالا انجام بدهید
یکی از ساده ترین و با این حال قدرتمند ترین راه های دست به کار شدن، تکرار کلمات «همین حالا انجام بده!» است. این را بارها و بارها به خود گوشزد و تلقین کنید.
کارها را یکی یکی انجام بدهید
قورباغه را بخورید. همه اجزا و ذرات برنامه ریزی، اولویت بندی و سازمان دهی به این مفهوم ساده ختم می شود.
توانایی شما در انتخاب مهمترین کارها، شروع کردن و بعد تمرکز روی هر کار تا زمان تکمیل شدن آن، کلید رسیدن به سطح بالای عملکرد و بهره وری است.
هر موفقیت عظیم انسانی مستلزم کار سخت و متمرکز، تا پایان گرفتن آن است.
وقتی به حرکت در می آیید، به راهتان ادامه دهید
پرداختن به کارها به شکل یکی یکی مستلزم آن است که وقتی کاری را شروع کردید، روی آن کار کنید.اجازه ندهید که حواستان پرت شود و آن قدر ادامه بدهید که ۱۰۰ درصد کار به اتمام برسد.
هرگاه وسوسه می شوید دست از این کار بکشید یا کار دیگری را انجام دهید، به خود بگویید «برگرد سر کارت!»
با متمرکز شدن روی یک کار، می توانید در انجام دادن آن تا 50 درصد و یا حتی بیشتر صرفه جویی کنید.
تخمین زده شده است که میل به شروع کردن و پایان دادن به کار، کنار گذاشتن موقتی کار، جمع و جور کردن و دوباره آغاز نمودن، زمان لازم برای انجام دادن آن کار را تا 500 درصد افزایش می دهد.
وقت را تلف نکنید
واقعیت این است وقتی روی کاری تصمیم گرفتید، هر کار دیگری جز آن کار، اتلاف وقت به حساب می آید. هیچ کار دیگری به اندازه این کار ارزشمند نخواهد بود.
هرچه بیشتر به خود نظم و ترتیب بدهید که بدون وقفه روی کاری متمرکز شوید، کارآیی بیشتری پیدا می کنید، کارتان از کیفیت مطلوب تری برخوردار می شود و در زمان کوتاه تری به پایان می رسد.
نقش مهم نظم و انضباط شخصی
البرت هیوبارد نظم و ترتیب شخصی را « توانایی وادار کردن خود به انجام دادن کارهایی که باید انجام گیرد، در زمانی که باید انجام گیرد،حال چه دوست داشته باشید چه نداشته باشد» تعریف کرده است.
مهم اینجاست که در تحلیل آخر موفقیت در هر زمینه ای مستلزم داشتن نظم و ترتیب شخصی است. نظم و ترتیب شخصی، احاطه بر خود و کنترل خویشتن است.
کلید دستیابی به همه اینها در این است که مهم ترین کاری را که در هر لحظه می توانید انجام بدهید، مشخص سازید و آنگاه «قورباغه را بخورید!»
«راه رسیدن به خوشبختی،رضایت خاطر، موفقیت عظیم و احساس شگفت انگیز دستیابی به قدرت و اثر بخشی این است که عادت کنید همه روزه وقتی دست به کار می شوید قورباغه را بخورید.
خوشبختانه این مهارتی آموختنی است که می توانید آنرا در صورت تکرار به دست آورید.وقتی عادت کردید که با مهم ترین کار شروع کنید، موفقیت شما تضمین می شود.
تصمیم بگیرید که اصول ذکر شده را همه روزه تمرین کنید تا طبیعت دوم شما شود. وقتی به این جنبه های مدیریت شخصی عادت کردید و در شمار شخصیت شما قرار گرفتند، آینده ای نا محدود خواهید داشت. این کار را بکنید! قورباغه را بخورید! »