سه کار مهمی که صورت می دهید دربرگیرنده بخش اعظم ارزشی است که به تجارت یا سازمان خود تحویل می دهید. توانایی شما در شناسایی این سه کار عمده و بعد صرف وقت کردن با تمام وجود روی آنها برای اینکه در بهترین حد خود ظاهر شوید، ضرورت دارد.
اجازه بدهید یک حکایت واقعی را برایتان تعریف کنم:
سينتيا سه ماه پس از اولین جلسه ای که برای راهنمایی شدن در دوره آموزشی من شرکت کرده بود، از جای خود بلند شد و حکایتی را برای سایر شرکت کنندگان در دوره تعریف کرد. او گفت: «وقتی ۹۰ روز قبل به اینجا آمدم، گفتید روش هایی را با من در میان می گذارید که به کمک آنها در مدت دوازده ماه درآمد و اوقات فراغتم را دو برابر بکنم. به نظرم کاملاً غیر واقع بینانه می رسید، اما مایل بودم که این را امتحان کنم.
روز اول، شما از من خواستید فهرستی از همه کارهایی را که طی یکی هفته یا یک ماه انجام می دهم، تهیه کنم. من توانستم به هفده مورد که در قبال آنها مسئولیت داشتم اشاره کنم. مشکل من این بود که زیر بار انجام دادن کارها کلافه شده بودم. روزی ده تا دوازده ساعت و هفته ای شش روز کار می کردم. فرصت آن را نداشتم که به اندازه کافی با شوهر و دو فرزند کم سالم وقت صرف کنم. اما راه حلی به نظرم نمی رسید. مدت هشت سال برای یک شرکت به سرعت در حال رشد کار کرده بودم، اما همیشه احساسی می کردم که کارم بسیار زیاد است و من توانایی انجام دادن همه این کارها را ندارم.»
یک چیز در تمام مدت روز
او به ماجرا این گونه ادامه داد: «پس از تهیه این فهرست، به من گفتید این سؤال را مطرح کنم: اگر بتوانی تمام مدت روز تنها یکی از کارهای مندرج در این فهرست را انتخاب کنی، کدام کار است که بیشترین بهره وری را به شرکت تو می دهد؟ وقتی این کار را شناسایی کردم، که البته کار دشواری نبود، دور آن را دایره کشیدم.»
بعد شما پرسیدید: «اگر بتوانی تمام مدت روز تنها یک کار مهم دیگر از فهرست کارهایت انتخاب کنی، کدام کار است که بیشترین بهره وری را به شرکت تو می دهد؟»
پس از آنکه دومین کار مهم را شناسایی کردم، همین سؤال را درباره سومین کار مهم کردید.
«بعد حرفی زدید که در آن زمان مرا شوکه کرد. شما گفتید ۹۰ درصد ارزشی را که به شرکت خورد می دهید، حاصل این سه کار است. هر کار دیگری که بکنید یا کار مکمل یا کار حمایتی است که می توانید انجام دادن آن را به دیگران واگذار کنید، و یا اصولاً آن را انجام ندهید. »
اقدام فوری
سینتیا به صحبت هایش ادامه داد: «وقتی به این سه کار نگاه کردم، دیدم اینها سه کاری هستند که بیشترین فایده را به شرکتم می رسانند. آن روز جمعه بود. روز دوشنبه ساعت ۱۰ صبح با رئیسم ملاقات کردم و موضوع را با او در میان گذاشتم. از او خواستم به من کمک کند تا تنها آن سه کار مهم را انجام بدهم و سایر کارها را به دیگران واگذار کنم. احساس کردم اگر تنها روی این سه کار مهم متمرکز شوم و تمام مدت روز آنها را انجام بدهم، می توانم سودرسانی به شرکتم را به بیش از دو برابر افزایش دهم. به رئیسم گفتم اگر این کار را کردم انتظار دارم که حقوقم را به دو برابر افزایش دهد»
او گفت: «بله، حق با توست. این سه کار مهمترین کارهایی هستند که در این شرکت انجام می دهی. کسی هم این سه کار را بهتر از تو انجام نمی دهد. به تو کمک می کنم تا بقیه کارهایت را به دیگران تفویض کنی، اگر سودرسانی ات به شرکت را دو برابر کردی، من هم حقوقت را دو برابر می کنم.»
زندگی تان را متحول کنید
سینتیا این گونه به حکایتش پایان داد: «او این کار را کرد، من هم کارم را کردم. او کارهای کم اهمیت مرا به دیگران واگذار کرد تا من بتوانم روزی سه کار مهمی که می کردم متمرکز شوم. من در مدت سی روز بازدهی ام را دو برابر کردم و او هم درآمد مرا دو برابر کرد.
من بیش از هشت سال به شدت تلاش کرده بودم و توانستم در مدت یک ماه در آمدم را به دو برابر افزایش دهم. روزی ده یا دوازده ساعت هم کار نکردم، به جای آن از ساعت ۸ صبح تا ساعت ۵ بعدازظهر کار کردم. در نتیجه توانستم شب ها و تعطیلات آخر هفته را با شوهر و فرزندانم بگذرانم. متمرکز شدن روی کارهای کلیدی زندگی مرا متحول ساخت.»
روش فهرست سریع
در اینجا تمرینی را با شما در میان می گذارم که ما در اوایل مشاوره خود با مراجعان مان از آن استفاده می کنیم. به آنها برگه کاغذی می دهیم و می گوییم: «در مدت سی ثانیه مهمترین سه هدفی را که در زندگی دارید، یادداشت کنید.» به این نتیجه رسیده ایم که وقتی اشخاص تنها سی ثانیه فرصت داشته باشند تا مهمترین سه هدف خود را بنویسند، جوابشان به همان اندازه درست است که اگر برای این کار سی دقیقه یا سه ساعت وقت صرف میکردند.
وقتی خودتان را مجبور می کنید که به این سوالات در مدت سی ثانیه یا کمتر جواب بدهید، اغلب از جواب هایی که به دست می آورید حیرت زده می شوید. جواب های شما هرچه باشد، واقعیت موقعیت شما را در زندگی نشان می دهد. این جوابها به شما می گویند که برایتان چه چیزهایی اهمیت دارند؟
در حالی که خودتان را سازماندهی می کنید، در حالی که هدف ها و اولویت های خود را مشخص میسازید و در هر زمان روی یک کار متمرکز می شوید و بر آن می شوید که مهمترین کارهایتان را انجام بدهید، هرگز نباید فراموش کنید که هدف اصلی و نهایی شما داشتن زندگی طولانی، شاد و سلامت است.
مدیریت زمان وسیله ای برای رسیدن به هدف است
دلیل اصلی ایجاد مهارت های مدیریت زمان این است که بتوانید کارهای به راستی مهم را انجام بدهید و بعد فرصتی برایتان باقی بماند که آن را صرف زندگی شخصی خود بکنید تا بیشترین خوشبختی و رضایت خاطر را برای خود تدارک ببینید.
هدف از مدیریت زمان – خوردن آن قورباغه – انجام دادن کارهای بیشتر در زمان کمتر است تا بتوانید فرصتی برای صرف وقت کردن با عزیزانتان داشته باشید.
در تمام دقایق کاری خود کار بکنید
برای داشتن یک زندگی متعادل، باید در تمام دقایق کاری خود کار کنید. وقتی به سر کار می روید، سرتان را پایین بیندازید و کار کنید. کمی زودتر کارتان را شروع کنید، و کمی دیرتر محل کار را ترک نمایید. در زمان کار هم پرتلاش تر ظاهر شوید. زمان را تلف نکنید. هر دقیقه ای که صرف حرف زدن های بی خاصیت با همکاران شود، فرصتی است که آن را از کارتان دریغ می کنید.
تعادل انتخاب کردنی نیست
یکی از مشهورترین گفته های یونانیان باستان این بود:«در هر کاری اعتدال را رعایت کنید.» باید تعادلی میان کار و زندگی شخصی، ایجاد نمایید. در محل کار باید اولویتها را رعایت کنید و به مهمترین کارهایتان بپردازید. در ضمن، نباید هرگز این مهم را فراموش کنید که دلیل کارکردن با کارآیی زیاد این است که فرصت بیشتری پیدا کنید تا با افراد خانواده صرف وقت نمایید.
باید در همه دقایق تعادل میان کار و زندگی خانوادگی را رعایت کنید. هرگز به مرحله ای نمی رسید که تعادل کاملی میان کار و زندگی خانوادگی ایجاد کنید. باید پیوسته در این راه تلاش کنید.
قبل از اینکه شروع کنید، تدارک ببینید
یکی از بهترین روش های غلبه بر مسامحه کاری و تنبلی و انجام دادن سریع تر کارها این است که قبل از دست به کار شدن، شرایط را برای انجام دادن کار پیش رو مهیا سازید و تدارک لازم را ببینید. وقتی کاملاً آماده شدید، در حکم یک تفنگ فشنگ گذاری شده و یا کمانی هستید زهش کشیده شده و آماده رها شدن است. تنها به یک هل کوچک ذهنی احتیاج دارید تا مهم ترین و ارزشمندترین کارتان را شروع کنید.
محل کار راحتی ایجاد کنید
مولدترین اشخاص زمانی را صرف می کنند تا مکان کارشان از نوعی باشد که از صرف وقت خود لذت ببرند. هر چه محلی کارتان خلوت تر و پاکیزه تر باشد، شروع کردن کار و دست به کار شدن برایتان راحت تر می شود.
یکی از روشهای عالی غلبه بر مسامحه کاری (خوردن قورباغه ها) این است که همه چیز را از قبل به خوبی آماده کنید. وقتی همه چیز منظم و مرتب شد، با میلی و رغبت بیشتری می توانید کارتان را شروع کنید.
تدارک ببینید
حیرت انگیز است که چند کتاب هرگز نوشته نمی شوند، چند دوره درس هرگز به انتها نمی رسند، چند کار متحول کننده هرگز انجام نمی شوند و همه آنها به این علت که از قبل تدارک لازم دیده نمی شود.
به سمت رؤیاهای خود به حرکت درآیید
پس از آنکه تدارک لازم را دیدید، ضرورت دارد که بلافاصله برای تحقق اهداف خود دست به کار شوید. شروع کنید و اولین کار مهم را انجام بدهید.
توصیه من این است: «کارتان را با ۸۰ درصد درستی انجام بدهید.» و در پایان هر جا که لازم است اصلاحات لازم را به وجود آورید. انتظار نداشته باشید که همه کارهایتان صددرصد بی عیب و نقص انجام شود. آمادگی آن را داشته باشید که قبل از رسیدن به موفقیت بارها و بارها شکست بخورید.
بزرگترین دشمن که باید بر او غلبه کنیم ناتوانی و نداشتن فرصت مناسب نیست. بزرگترین دشمن پیش روی ما ترسی از شکست خوردن، ترس از رد شدن و تردیدهایی است که در اثر اینها صورت خارجی پیدا میکند. تنها راه غلبه بر هراس انجام دادن کارهایی است که از آن می ترسید. امرسون میگوید: «کاری را که می ترسید، انجام بدهید. مرگ ترس حتمی است.»
قدم اول را بردارید
وقتی با آنچه لازم است سر میز می نشینید، آماده انجام کار می شوید. بگذارید زبان تنتان مناسب شروع به کار باشد. راست و قائم بنشینید. در جلوی صندلی و با فاصله از پشتی آن قرار بگیرید. طوری رفتار کنید انگار یک بازیگر مؤثر و بزرگ هستید. بعد به سراغ اولین مطلب بروید. اولین چیزی را که لازم دارید، بردارید و به خود بگوید: «خب، حالا شروع می کنم!» و شروع کنید. وقتی شروع کردید، آنقدر ادامه بدهید که کار تمام شود.
در هر لحظه روی یک کار متمرکز شوید
یکی از بهترین راه های غلبه بر مسامحه کاری این است که ذهن خود را از وظیفه عظیمی که پیش رو دارید دور سازید و به جای آن به اقدام ساده ای که می توانید انجام دهید توجه نمایید. یکی از بهترین راه های خوردن یک قورباغه بزرگ، لقمه لقمه خوردن آن است.
می توانید بزرگترین وظیفه خود در زندگی را یک قدم یک قدم انجام دهید. وظیفه شما این است تا حدی که چشمتان می بیند حرکت کنید. این گونه به اندازه کافی می بینید که قدم به جلو بردارید. برای انجام دادن یک کار بزرگ باید با ایمان و اطمینان خاطر قدم بردارید تا قدم بعدی بلافاصله برای شما روشن شود.
یک زندگی عظیم یا یک شغل بزرگ هم قدم به قدم صورت خارجی به خود می گیرد. وقتی هر قدم را تکمیل کردید، قدم بعدی را بردارید.
می توانید بر مسامحه کاری غلبه کنید و کارهای سترگ انجام دهید. کافی است قدم اول را در راستای هدف بردارید و بعد قدم به قدم حرکت کنید.