قاعده 80 به 20 یکی از مفید ترین مفاهیم مدیریت بر زمان و زندگی است. به این اصل «اصل پارتو» هم می گویند. ویلفردو پارتو متوجه شد که اشخاص در جامعه به دو گروه تقسیم می شوند. گروه نخست که ۲۰ درصد جمعیت جامعه را تشکیل می دهند، به لحاظ پول و نفوذ در شرایط مطلوب قرار دارند.بقیه افراد که 80 درصد باقی مانده جمعیت را شکل می دهند در پایین هرم جامعه قرار دارند.
پارتو بعدا به این نتیجه رسید که خیلی از فعالیت های اقتصادی نیز از این اصل پیروی می کنند. برای مثال، 20 درصد از فعالیت های شما، سبب ساز 80 درصد از نتایج شماست. 20 درصد از مشتریان شما،80 درصد فروش شما را به خود تخصیص می دهند و …. این بدان معناست که اگر فهرستی از ده قلم کاری که باید انجام دهید دارید، دو مورد از این اقلام ارزش شان به اندازه هشت مورد بعدی است.
«تعداد کارها» در برابر «کارهای مهم»
آیا می توانید حدس بزنید که اشخاص معمولا کدام کار را به بعد موکول می کنند؟
متاسفانه باید بگوییم که اشخاص اغلب انجام دادن 10 تا 20 درصد کارهای در اولویت اول را که اهمیت بیشتری دارند، به تعویق می اندازند و بعد خود را با آن 80 درصد بعدی سرگرم می کنند که از اهمیت بسیار کمتری برخوردار است و در نتیجه به نتایج کار آن قدرها اضافه نمی کنند.
به جای دستاوردها، روی فعالیت ها متمرکز شوید
شما اغلب به کسانی بر می خورید که در تمام مدت روز کار می کنند، اما به نظر می رسد کار کمی انجام می دهند. علتش این است که آنها کارهای بی ارزش را انجام می دهند. اما انجام دادن یک یا دو کار اصلی که به درستی و با سرعت انجام شود،می تواند تغییری در شغل و شرکت شان به وجود آورد.
قاعده مهم: در برابر وسوسه انجام دادن کارهای کوچک و بی اهمیت در ابتدای روز خودداری نمایید.
دشوار ترین بخش هر کار مهم،دست به کار شدن روی آن است. وقتی شما به راستی روی کار ارزشمندی شروع به کار کردید،انگیزه ای پیدا می کنید که ادامه بدهید. بخشی از ذهن شما خواهان درگیر شدن با کارهای مهمی است که به واقع می توانند تاثیر گذار باشند. کار شما باید این باشد که پیوسته این بخش از ذهن خود را تقویت و تغذیه کنید.